Wysokość trzynastej pensji wynosi 8,5% wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który ono przysługuje (art. 4 ustawy o wynagrodzeniu rocznym). Uwzględnia się przy tym również inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

W sytuacji gdy pracownik nie przepracował całego roku kalendarzowego u danego pracodawcy, wysokość trzynastki ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u tego pracodawcy.

Trzynastka stanowi przychód ze stosunku pracy. Sposób jego rozliczenia z ZUS i z fiskusem jest taki sam jak świadczeń z tytułu wynagrodzenia (art. 12 ustawy o PIT). W związku z tymdodatkowe wynagrodzenie roczne za 2023 r., wypłacone w 2024 r., będzie przychodem pracownika w miesiącu wypłaty.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest oskładkowane. Wynika to z faktu, że wymiar składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od tego świadczenia należy również naliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Potwierdzają to:

• art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy systemowej oraz

• art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy zdrowotnej.

Podstawą trzynastki jest wynagrodzenie wraz z innymi świadczeniami ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4. wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy (nie dotyczy to jednak wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego),

5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

8. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

9. odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

10. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

(§ 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r.).

Wymienione składniki stanowią katalog zamknięty.Zasadą jest, że przy naliczaniu podstawy należy brać pod uwagę składniki wynagrodzenia uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym. Trzeba jednak pamiętać o wyjątku dotyczącym wynagrodzenia otrzymanego za urlop wypoczynkowy. Mimo że nie jest ono wliczane przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop, w przypadku ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego również trzeba je uwzględnić.

Obliczając podstawę trzynastki, warto również zwrócić uwagę na § 15 i 16 rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z tymi przepisami, przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi comiesięcznie w stałej wysokości lub przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc. W przypadku pracowników samorządowych składnikiem takim jest np. dodatek stażowy należny pracownikom także za dni, za które otrzymują wynagrodzenie oraz za dni nieobecności, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Dodatek stażowy powinien więc zostać uwzględniony w podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w wysokości pomniejszonej za czas nieobecności.

Do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie należy wliczać kwot wypłacanych z tytułu umowy zlecenia. Umowa taka ma charakter cywilnoprawny, a kwoty wypłacane w jej ramach nie są wynagrodzeniem ani innym świadczeniem ze stosunku pracy. Nie podlegają więc wliczeniu do podstawy trzynastej pensji. Podstawy trzynastki nie tworzą także zasiłki z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłek macierzyński), gdyż nie są to świadczenia ze stosunku pracy. Trzeba natomiast doliczać do podstawy wypłaty z tytułu zastępstwa za nieobecnego pracownika. Wynagrodzenie z tego tytułu jest wypłacane przez cały okres nieobecności, w odstępach miesięcznych. Nie ma zatem cech świadczenia jednorazowego czy też nieperiodycznego, co wyłączałoby daną wypłatę z podstawy.

Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości przysługuje po przepracowaniu u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego. Jeżeli zatrudniony nie przepracował całego roku, nabywa prawo do trzynastki w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego. Warunkiem jest jednak przepracowanie co najmniej 6 miesięcy (art. 2 ust. 1 i 2 ustawy o wynagrodzeniu rocznym).

Przy ustalaniu 6-miesięcznego okresu należy posiłkować się regulacjami Kodeksu cywilnego. Zatem, zgodnie z art. 114 kc, jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana (ustawa nie wymaga, aby omawiane 6 miesięcy było przepracowane ciągiem) – za miesiąc uważa się 30 dni. Ustalając prawo do trzynastki, należy więc zbadać, czy pracownik przepracował 180 dni – bez względu na to, czy brane pod uwagę miesiące mają 30, 31, czy 28 dni.

Część pracodawców błędnie przyjmuje, że 6 miesięcy musi być okresem nieprzerwanym i nie przyznaje trzynastkiosobom, które co prawda przepracowały łącznie 6 miesięcy w danym roku, ale między poszczególnymi okresami zatrudnienia wystąpiły przerwy, w związku z czym żaden z nich nie wynosił 6 miesięcy.

Ustawa nie uzależnia także prawa do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego od przepracowania co najmniej pół roku na określonym stanowisku, lecz od okresu, w którym pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy, a ściślej – od okresu, w którym pracownik, w ramach tego zatrudnienia, faktycznie świadczył pracę. W wyroku Sądu Najwyższego z 18 października 2011 r. (sygn. akt I PK 263/10), odnosząc się do sposobu ustalania stażu (okresu przepracowanego), od którego zależy nabycie prawa do trzynastki, stwierdzono: „Okresy przepracowane należy rozumieć jako okresy faktycznie (efektywnie) przepracowane u danego pracodawcy”.

Prawo do trzynastki nie zależy także od wymiaru etatu, w jakim pracownik był zatrudniony. Natomiast w przypadku zatrudnienia podstawowego i dodatkowego (kolejnej umowy o pracę) u tego samego pracodawcy trzynastkę należy naliczyć także od dodatkowej umowy o pracę, np. w wymiarze 1/2 etatu, jeśli zostały zachowane pozostałe warunki.

Przy wypłacie nie ma ponadto znaczenia źródło, z którego zostało sfinansowane zatrudnienie. Jeśli zatem np. w ramach prac interwencyjnych jednostka zatrudni pracowników, których wynagrodzenie częściowo refunduje urząd pracy, im także należy się trzynastka.

W niektórych przypadkach warunek przepracowania 6 miesięcy został wyłączony.

Pracownik nie musi przepracować co najmniej 6 miesięcy w przypadku podjęcia zatrudnienia na podstawie powołania lub wyboru. Zdaniem ekspertów przez „powołanie” nie należy rozumieć wyłącznie podstawy nawiązania stosunku pracy. Przepis ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu wyłączający konieczność przepracowania półrocznego okresu ma więc zastosowanie także w przypadku powołania danej osoby na określone stanowisko lub funkcję. Przykładem mogą być tu sędziowie, których do pełnienia urzędu na stanowisku sędziowskim powołuje Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek Krajowej Rady Sądownictwa.

Pracownik, który przebywał na urlopie wychowawczym,nie ma obowiązku przepracowania 6 miesięcy. Warto tu zwrócić uwagę na często występującą sytuację, w której pracownicy przebywający przez cały rok na urlopach wychowawczych nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Jest tak dlatego, że osoba korzystająca z tego urlopu przez cały rok nie otrzymuje wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które mogłyby stanowić podstawę do jego obliczenia. Mimo że urlop wychowawczy jest wyjątkiem wymienionym w art. 2 ust. 3 ustawy, w takim przypadku pracodawca nie ma jednak z czego naliczyć trzynastki.

Zgodnie z przepisami ustawy o wynagrodzeniu rocznym, nie obowiązuje warunek przepracowania 6 miesięcy również w sytuacji przebywania na urlopie macierzyńskim, urlopie ojcowskim, na urlopie dla poratowania zdrowia, urlopie rodzicielskim oraz na warunkach urlopu macierzyńskiego. Przepisy te zostały wprowadzone w związku z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 9 lipca 2012 r. (sygn. akt P 59/11; Dz.U. z 2012 r. poz. 819), w którym stwierdzono, że pominięcie okresu urlopu macierzyńskiego jako umożliwiającego nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, w sytuacji nieprzepracowania w ciągu całego roku kalendarzowego faktycznie 6 miesięcy, było niezgodne z art. 32 ust. 1 w związku z art. 71 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.

W 2023 r. do katalogu przypadków, w których nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest uzależnione od przepracowania 6 miesięcy, zaliczono korzystanie przez pracownika z urlopu opiekuńczego przysługującego w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (patrz art. 173¹ Kodeksu pracy, wprowadzony 26 kwietnia 2023 r.).

Przepracowanie półrocznego okresu nie jest także wymagane w przypadku likwidacji poprzedniego pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy lub likwidacji bądź reorganizacji jednostki organizacyjnej. Możemy mieć np. do czynienia z sytuacją, w której nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. W takim przypadku, jeżeli pracownicy spełniali warunki uprawniające do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nowy pracodawca powinien wypłacić trzynastkę. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2000 r. (sygn. akt III ZP 7/00).

Podobnie jest w przypadku zmiany formy działalności.Do okresu przepracowania uprawniającego do dodatkowego wynagrodzenia rocznego sumuje się okresy pracy w poszczególnych jednostkach sfery budżetowej wyłącznie gdy zmiana pracodawcy nastąpiła w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy lub w przypadku następstwa prawnego nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Jest to istotne np. w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Jednakże pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, trzynastkę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 5 ust. 2 i 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym).

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest specyficznym elementem (składnikiem) wynagrodzenia za pracę. Jego obliczenie i wypłacenie nie wymagają sporządzania szczególnego rodzaju dokumentów, różniących się od standardowych dokumentów płacowych. Dla ustalenia okresów faktycznie przepracowanych w danym roku kalendarzowym konieczne jest posłużenie się ewidencją czasu pracy. Obliczenie kwot trzynastki należnej poszczególnym pracownikom następuje z reguły przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego, jakim jest program kadrowo-płacowy. Przy wypłacaniu trzynastki nie ma obowiązku przekazywania pracownikom odrębnych pism informujących o fakcie jej przyznania i o jej wysokości.

W sytuacji gdy pracownikowi trzynastka wypłacona zostanie w zaniżonej wysokości lub nie otrzyma jej w ogóle, mimo że mu przysługiwała, pracodawca będzie musiał wypłacić stosowne wyrównanie.

Należy je wykazać w bieżących dokumentach rozliczeniowych, tj. składanych za miesiąc, w którym nastąpi jego wypłata, co wynika z § 2 ust. 6 rozporządzenia w sprawie rozliczania składek.

Przywołany przepis wyjaśnia, że dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę składek emerytalno-rentowych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tak jest w przypadku pracowników, płatnik składek w imiennym raporcie miesięcznym lub jego korekcie oraz w deklaracji rozliczeniowej lub jej korekcie uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych albo postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, którego dany dokument dotyczy – stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.

Wyrównanie trzynastki może też przysługiwać byłemu już pracownikowi. W takiej sytuacji pracodawca oskładkowuje wspomnianą wypłatę na tych samych zasadach, co w przypadku pracowników oraz wykazuje ją w tych samych dokumentach, a więc w raportach ZUS RCA oraz ZUS RPA.

Kod tytułu ubezpieczenia będzie uzależniony od momentu ustania stosunku pracy. Pracodawca powinien zastosować jeden z następujących kodów tytułu:

• 01 10 XX – jeżeli ustanie stosunku pracy nastąpiło w tym samym miesiącu, w którym wypłacone zostało wyrównanie,

• 30 00 XX – jeżeli wypłata miała miejsce w miesiącu następnym lub jeszcze późniejszym niż ten, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

W praktyce występują też przypadki, że przed otrzymaniem wyrównania trzynastej pensji pracownik zmarł. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 63¹ Kodeksu pracy, z dniem śmierci wygasa stosunek pracy. Tym samym niezrealizowany przychód ze stosunku pracy staje się automatycznie prawem majątkowym przysługującym z tego stosunku, do którego uprawnionymi są współmałżonek (bezwarunkowo) oraz inne osoby spełniające warunki do przyznania renty rodzinnej.

Ustawa systemowa oraz ustawa zdrowotna nie przewidują oskładkowania praw majątkowych. Dlatego od wyrównania trzynastki wypłaconego współmałżonkowi zmarłego i ewentualnie innym uprawnionym członkom rodziny nie należy odprowadzać żadnych składek. Tym samym wypłaty nie wykazuje się w żadnych dokumentach rozliczeniowych.

Jeżeli pracodawca wypłacił trzynastkę w zawyżonej wysokości, musi najpierw ustalić prawidłową wysokoś

oraz prawidłową kwotę składek na ubezpieczenia społeczne. Pierwotnie zostały one bowiem odprowadzone od zawyżonej podstawy ich wymiaru.

Wypłacenie trzynastki w zawyżonej kwocie skutkować też będzie nadpłaceniem składki na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ naliczona została ona od zawyżonej podstawy, a ponadto jej podstawa pomniejszona została o zawyżone składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.

Po ustaleniu prawidłowych podstaw oraz samych składek pracodawca powinien przygotować korektę dokumentów rozliczeniowych złożonych za miesiąc, w którym pracownik otrzymał zawyżoną trzynastkę.

Pracodawca, na którego koncie powstała nadpłata składek z uwagi na odprowadzenie ich od zawyżonej trzynastki, w każdym momencie może wystąpić do ZUS z wnioskiem o zwrot nadpłaconej kwoty.

Zwrot ten powinien nastąpić w ciągu 30 dni od dnia wpływu wniosku, przy czym żeby sam wniosek mógł zostać rozpatrzony przez ZUS, płatnik musi złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata zawyżonej trzynastej pensji. Dopiero bowiem dysponując tymi dokumentami, organ rentowy będzie w stanie stwierdzić, czy faktycznie składki zostały opłacone nienależnie oraz jaka jest wysokość nadpłaty.

Zwrotu nadpłaconych składek od zawyżonej trzynastki nie otrzyma pracodawca, który posiada zadłużenie w ZUS. Zgodnie bowiem z art. 24 ust. 6a ustawy systemowej, nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik wystąpi z wnioskiem o ich zwrot. Nadpłata nie może więc być zwrócona, jeśli pracodawca posiada zadłużenie w ZUS. Organ ten automatycznie zaksięguje ją na spłatę zadłużenia. Jeżeli okaże się ona wyższa od istniejącego zadłużenia, płatnikowi przysługiwać będzie zwrot kwoty stanowiącej różnicę między nienależnie opłaconymi składkami a kwotą zadłużenia.

Skorygowanie wypłaconej pracownikowi trzynastki, zarówno w górę, jak i w dół, może też oznaczać konieczność przeliczenia pobranych przez daną osobę świadczeń chorobowych. Obowiązek ten wystąpi tylko w stosunku do tych świadczeń, do podstawy których była przyjęta zawyżona lub zaniżona trzynasta pensja.

Przypomnijmy, że odpowiednio stosuje się tu art. 42 ust. 3 ustawy chorobowej. Przepis ten wyjaśnia, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Na mocy art. 92 Kodeksu pracy oraz art. 47 ustawy chorobowej zasadę tę stosuje się także wobec pozostałych pracowniczych świadczeń chorobowych.

ZUS informuje na swojej stronie internetowej (www.zus.pl), że pod pojęciem „rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy” należy rozumieć okres roczny, za który dany składnik przysługuje zgodnie z przepisami, na podstawie których jest wypłacany.

Z art. 5 ust. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym wynika, że trzynastki wypłacane są nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługują. Jest to więc przychód za poprzedni rok kalendarzowy.

Skorygowanie wysokości wypłaconej pracownikowi trzynastki może też wymagać złożenia korekty przekazanych przez pracodawcę do ZUS zaświadczeń ZUS Z-3 i ZUS ERP-7, ponieważ wykazywane są w nich dochody pracownika, w tym pobrane przez niego dodatkowe wynagrodzenia roczne.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego i stanowisko resortu pracy