Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeznaczony na finansowanie różnych form działalności socjalnej w zakładzie pracy, np. wypoczynku pracowników wraz z rodzinami, ich aktywności kulturalnej, sportowo-rekreacyjnej, w zakresie opieki nad dziećmi w żłobkach i klubach dziecięcych czy udzielania pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej). Beneficjentami świadczeń finansowanych z ZFŚS mogą być także emeryci i renciści (tj. byli pracownicy), a także członkowie ich rodzin.

Fundusz ten jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na 1 stycznia danego roku kalendarzowego). Podmioty (spoza sfery budżetowej) mające co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników tworzą go, jeśli wystąpiła o to zakładowa organizacja związkowa. Natomiast pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników mogą utworzyć ZFŚS na zasadzie dobrowolności.

Środki na ZFŚS są wpłacane przez pracodawcę w dwóch ratach. Pierwsza w wysokości 75% równowartości naliczonych wpłat musi zostać przekazana nie później niż do 31 maja danego roku. Pozostałą kwotę wpłaca się do 30 września.

ZFŚS tworzy się z tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS), wysokość odpisu podstawowego, o którym była mowa wcześniej, wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego (jeśli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą).

Od tej zasady przewidziano jednak kilka wyjątków. Mianowicie w przypadku pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach (lub o szczególnym charakterze) – wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego ustalono na poziomie 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Natomiast stawki procentowe dla pracowników młodocianych wynoszą odpowiednio 5% ww. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – za pierwszy rok nauki, 6% tego wynagrodzenia – za drugi rok nauki oraz 7% – za trzeci rok nauki. Dodatkowo wysokość wskazanego odpisu może być zwiększona o 6,25% tego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

W praktyce na przestrzeni wielu ostatnich lat wysokość odpisu na ZFSŚ była ustalana na nieco innych zasadach niż „ogólnie” określona w tym zakresie w ustawie o ZFŚS. Do jej wyliczania było bowiem brane pod uwagę przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z innych okresów niż rok poprzedni lub drugie półrocze roku poprzedniego. Taka praktyka funkcjonowała, począwszy od 2012 roku, na podstawie kolejnych ustaw okołobudżetowych. Wprowadzały one w tym zakresie zmiany do ustawy o ZFŚS (o czym świadczy treść jej art. 5a – art. 5l). Na przykład na podstawie art. 3 ustawy z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1586), w okresie od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS – należało rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 roku (ogłoszone przez prezesa GUS). Natomiast w okresie od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. brane było w tym zakresie pod uwagę przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 roku (a nie przeciętne wynagrodzenie miesięczne w 2022 roku bądź w drugim półroczu 2022 roku).

W ten sposób kwota odpisu na ZFŚS była niejako „zamrażana”, pozostając w oderwaniu od bieżących wzrostów wynagrodzenia, o którym była mowa wcześniej. Na rozwiązaniu tym korzystali głównie pracodawcy. Przy czym dotyczyło to przede wszystkim jednostek sektora publicznego, którym przynosiło ono wymierne oszczędności. W przeciwieństwie bowiem do podmiotów prywatnych – których część, w zależności od wielkości zatrudnienia, może w ogóle nie tworzyć ZFŚS, kształtować wysokość odpisów na ten fundusz lub zastąpić go świadczeniem urlopowym – pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych muszą go utworzyć i prowadzić bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Dzięki „mrożeniu” odpisu takie jednostki mogły mniej wpłacać na ZFŚS.

Natomiast ustawa budżetowa na rok 2024 z 18 stycznia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 122) – tak samo jak dotyczące jej przepisy okołobudżetowe – nie zawierają już szczególnych regulacji dotyczących podstawy naliczania odpisu na ZFŚS. W konsekwencji wysokość tego odpisu w 2024 roku, po raz pierwszy od kilkunastu lat, nalicza się już na zasadach ogólnych, określonych w ustawie o ZFŚS. Zgodnie z tymi zasadami, do jego wyliczenia brane jest więc pod uwagę przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego roku albo w drugim półroczu roku poprzedniego.

Dane te zostały ogłoszone w obwieszczeniu prezesa GUS z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r. Z obwieszczenia tego wynika, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe – w 2023 roku wyniosło 6.246,13 zł, zaś w drugim półroczu 2023 roku – 6.445,71 zł. Ponieważ kwota tego wynagrodzenia za drugie półrocze ubiegłego roku okazała się wyższa od jego kwoty za cały 2023 rok, to właśnie ona stanowi podstawę naliczania tegorocznego odpisu na ZFŚS.

W 2024 roku podstawą naliczania odpisu na ZFŚS jest kwota 6.445,71 zł, odpowiadająca przeciętnemu wynagrodzeniu w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 roku (ogłoszonemu przez prezesa ZUS).

Zatem kwota odpisu na ZFŚS na jednego zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, obliczona zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS, w 2024 roku wyniesie 2.417,14 zł (tj. 6.445,71 zł × 37,5% = 2.417,14 zł). Jest to 502,80 zł więcej niż w drugim półroczu 2023 roku (1.914,34 zł).

Na zmianach skorzystają przede wszystkim pracownicy oraz członkowie ich rodzin. Zwiększy się bowiem wielkość środków finansowych, które pracodawcy będą mogli przeznaczyć na realizację zadań związanych z działalnością socjalną. Chodzi np. o pomoc osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej, zakup biletów do kina i teatru, nabywanie karnetów na basen, do siłowni i fitness dla pracowników, świątecznych paczek dla dzieci tych osób czy finansowanie firmowych wyjazdów integracyjnych. Jest to szczególnie istotne w czasach wysokiej inflacji, kiedy rosną ceny większości towarów i usług, które mogą być finansowane z ZFŚS.

Z „odmrożenia” odpisu na ZFŚS raczej nie będą natomiast zadowoleni pracodawcy, a przynajmniej znaczna ich część. Większość z nich już i tak dotkliwie odczuwa skutki rosnących wynagrodzeń, kolejnych podwyżek tzw. płacy minimalnej, składek ZUS czy kosztów energii elektrycznej. Dla tych podmiotów ww. zmiana oznacza kolejne zwiększenie obciążeń finansowych. Co prawda niektórzy pracodawcy (tj. zatrudniający mniej niż 50 pracowników) mogą zrezygnować z utworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego, jednak na dopełnienie formalności w tym zakresie – polegających na poinformowaniu pracowników o tej rezygnacji w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie – jest czas do 31 stycznia danego roku kalendarzowego. W odniesieniu do 2024 roku termin ten już zatem minął.

art. 3, art. 5, art. 5l ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.),

obwieszczenie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r. (M.P. z 2024 r. poz. 137).