Pracodawcy będą mieli obowiązek:

1)     zapewnić kanały i procedury dokonywania zgłoszeńprzez sygnalistów zaobserwowanych przez nich naruszeń,

2)     zapewnić obsługę otrzymywanych zgłoszeń,

3)     chronić sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami,jakie mogą wyniknąć z dokonania zgłoszenia.

Szykując się do wdrożenia nowych obowiązków w firmie, warto zaplanować działania i rozłożyć je w czasie, zwłaszcza że poszczególne decyzje, które będą musiały być podjęte przez pracodawcę w toku wdrożenia, będą rzutowały na kolejne podejmowane kroki. Proponowany harmonogram pozwoli uporządkować prace.

Tabela 1. Sygnaliści – terminy

W szerokim pojęciu sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenia prawa lub zasad etycznych właściwemu adresatowi po to, by doprowadzić do usunięcia nieprawidłowości. W węższym ujęciu Dyrektywy sygnalista to ktoś, kto alarmuje pracodawcę, że w firmie dochodzi do naruszenia prawa, na które trzeba zareagować i położyć mu kres.

Idea dyrektywy jest taka, że sygnalista:

-  przekazuje informacje o nieprawidłowościach, które stwierdził, wykonując pracę,

-  do umocowanego do przyjmowania tego typu informacji adresata,

-  za pomocą zorganizowanego w tym celu kanału zgłoszeń,

-  po to, by  doprowadzić do wyeliminowania nieprawidłowości.

Z założenia sygnalista przekazuje informacje  o działaniach nielegalnych, co do których ma podstawy sądzić, że są prawdziwe. Zatem powinno być tak, że sygnalista działa w dobrej wierze, w imię dobra firmy, dobra ogółu, stoi na straży wartości uznanych za społecznie ważne i warte ochrony – jak zdrowie, bezpieczeństwo i higiena pracy, środowisko naturalne, bezpieczeństwo finansów. Dla takich osób: Dyrektywa przewiduje szeroką ochronę i nakazuje pracodawcy ją zapewnić.

Niestety rola, jaką ma spełniać w firmie sygnalista, może budzić także negatywne skojarzenia. Nadal pokutuje przekonanie, że osoba zgłaszająca przełożonemu czy pracodawcy nieprawidłowości zaobserwowane w środowisku pracy jest kimś nielojalnym wobec zespołu, „lizusem” czy osobą niekoleżeńską. Przekonanie to jest całkowicie błędne i warto poświęcić nieco pracy i energii na to, by o tym przekonać pracowników.

Sygnalizowanie problemów przez pracowników może przynieść firmie wiele wymiernych korzyści, jak choćby uniknięcie kar czy odpowiedzialności finansowej za naruszenia. Nie można zapominać, że informacje pochodzące od pracowników często są jedynym źródłem i jedyną metodą wychwycenia nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy i z tego względu są nie do przecenienia.

Nie każdy informator zgłaszający problemy będzie spełniał definicję sygnalisty, a przez to podlegał ochronie przewidzianej Dyrektywą. Jednocześnie nie każdy raportowany problem będzie miał taką wagę, by zapewnić raportującemu ochronę. Krótko mówiąc, by sygnalista został objęty ochroną wynikającą z przepisów Dyrektywy, musi on, a także zgłaszany przez niego problem, spełniać kilka warunków.

-  po pierwsze, sygnalista ma być w odpowiedni sposób powiązany z pracodawcą,

-  po drugie, zgłaszane naruszenie ma pozostawać w związku z wykonywaną pracą i mieścić się w zakresie naruszeń przepisów wskazanych w Dyrektywie,

-  po trzecie zaś, sygnalista musi działać w dobrej wierze.

Odpowiedni status to relacja pomiędzy pracodawcą a osobą zgłaszającą. Najprościej byłoby, gdyby status sygnalisty przysługiwał po prostu pracownikom. Jednak zakres regulacji jest znacznie szerszy.

Dyrektywa przewiduje, że ochronie podlegać będzie każda osoba, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniach, o których dowiedziała się w kontekście związanym z pracą i:

1) jest pracownikiem – niezależnie od tego, jakiego rodzaju umowa o pracę została zawarta, więc także pracownik zatrudniony na okres próbny, zastępstwa czy na czas określony; zakresem tym objęci są także byli pracownicy, których stosunek pracy uległ już rozwiązaniu;

2) znajduje się w procesie rekrutacji i stosunek pracy ma zostać dopiero nawiązany (w przypadku gdy informacje na temat naruszeń uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy);

3) jest prowadzącym działalność  na własny rachunek – a więc samozatrudnionym zleceniobiorcą;

4) jest akcjonariuszem, wspólnikiem, członkiem organów administrujących, zarządzających, nadzorczych – niezależnie od tego, czy otrzymuje wynagrodzenie. Chodzi tu o osoby, z którymi często nie łączy spółki umowa o pracę lub zlecenia, a które są z nią związane stosunkiem właścicielskim czy korporacyjnym; są to wspólnicy, akcjonariusze, członkowie zarządu, członkowie rad nadzorczych czy komisji rewizyjnych;

5) jest wolontariuszem bądź stażystą  – niezależnie od tego, czy otrzymuje wynagrodzenie; z Dyrektywy wynika zatem, że warunkiem podlegania ochronie nie jest w żadnym razie otrzymywanie wynagrodzenia od podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie; istotne jest tylko, by wiedza o naruszeniu uzyskana została w związku z wykonywaną pracą (lub współpracą) z tym podmiotem.

6) jest wykonawcą, podwykonawcą i dostawcą lub osobą pracującą pod ich nadzorem i kierownictwem – ta kategoria jest szczególnie szeroka i będzie obejmować w zasadzie wszystkie podmioty współpracujące z firmą oraz ich pracowników i współpracowników.

Przykład 1

Ochrona kandydata do pracy jako sygnalisty

Osoba ubiegająca się o stanowisko pracy w dziale handlowym w trakcie rozmowy rekrutacyjnej pytana jest przez pracownika działu HR o to, czy posiada prywatne kontakty, które mogłyby ułatwić wygrywanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych i sugeruje, że takie wykorzystanie takich kontaktów będzie premiowane przez pracodawcę; jeśli osoba ta zaraportuje nieprawidłowość, będzie podlegać ochronie jako sygnalista.

Przykład 2

Samozatrudniony przedsiębiorca sygnalistą

Jan Kowalski prowadzi własną działalność gospodarczą, w ramach której zawarł ze spółką X umowę o świadczenie usług IT; przy wykonywaniu usług stwierdził, że doszło do nieuprawnionego pobrania danych osobowych pracowników i kontrahentów spółki, co zaraportował zgodnie z przyjętą w spółce procedurą; będzie podlegać ochronie jako sygnalista.

Przykład 3

Ochrona wspólnika spółki jako sygnalisty

Jan Kowalski jest wspólnikiiem XYZ Sp. z o.o.; podczas wykonywania uprawnień wspólnika Jan Kowalski stwierdził w dokumentach finansowych spółki podejrzane transakcje, które mogą sugerować, że spółka podejmuje działania polegające na praniu pieniędzy; jeśli dokona zgłoszenia nieprawidłowości, będzie objęty ochroną przysługującą sygnaliście.

Przykład 4

Współpracownik spółki sygnalistą

Pracownik firmy, która dokonuje dostaw do firmy budowlanej, podczas rozładunku dostawy stwierdził, że sposób dokonywania rozładunku w bardzo poważny sposób zagraża zdrowiu i życiu osób dokonujących rozładunku, nie przestrzega się zasad BHP, pracownicy nie są wyposażeni w środki ochrony osobistej, a narzędzia, którymi się posługują, są uszkodzone.

Dokonując zgłoszenia nieprawidłowości, uprawniony będzie do uzyskania ochrony należnej sygnaliście.

Zgłoszenia dokonać może więcej niż jedna osoba. Wówczas status sygnalisty przysługiwać będzie wszystkim zgłaszającym, jak również osobom, które wprawdzie zgłoszenia osobiście nie dokonały, ale pomagały sygnaliście w jego dokonaniu.

Przykład 5

Zgłoszenie wspólne nieprawidłowości przez sygnalistów

Anna Nowak i Katarzyna Kowalska były świadkami wręczenia łapówki przez jednego z dyrektorów firmy funkcjonariuszowi publicznemu. Zarówno wówczas, gdy obie zdecydują się dokonać zgłoszenia, jak i wówczas, gdy zgłoszenia dokona jedna z nich, lecz ze współpracy i przy wsparciu drugiej, obu kobietom będzie przysługiwać ochrona.

Na ochronę mogą także liczyć osoby, które są powiązane z sygnalistą, są ich współpracownikami lub krewnymi i mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą.

Przykład 6

Ochrona osób powiązanych z sygnalistą

Firma XYZ Sp. z o.o. zatrudnia Jana Kowalskiego oraz jego syna Krzysztofa Kowalskiego. Jan Kowalski stwierdził, że spółka w nielegalny sposób pozbywa się ścieków powstających przy produkcji, spuszczając je do pobliskiej rzeki. Zdecydował się nieprawidłowość zgłosić. Wówczas przełożony obu pracowników zaczął stosować wobec Krzysztofa Kowalskiego działania polegające na blokowaniu awansu, wstrzymywaniu szkoleń, kierowaniu do szczególnie uciążliwych zadań. Działania takie będą jednak zabronione w świetle Dyrektywy, a Krzysztofowi Kowalskiemu będzie przysługiwała ochrona analogiczna do tej, która przysługuje jego ojcu.

Ochroną przysługującą sygnaliście będą także objęte podmioty prawne, które stanowią własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.

Przykład 7

Ochrona podmiotów prawnych jako sygnalistów

Tomasz Nowak jest wspólnikiem spółki ABC, która współpracuje z firmą XYZ. Przy wykonywaniu zleconych przez XYZ usług stwierdził, że XYZ brała udział w ustawieniu zamówienia publicznego o wysokiej wartości. Chciałby zgłosić naruszenie, jednak obawia się, wówczas XYZ rozwiąże umowę z  ABC. Przepisy Dyrektywy zapewniają jednak pełną ochronę także spółce ABC.

Jak widać, Dyrektywa przewiduje szeroki zakres podmiotowy, uznając za sygnalistę w zasadzie każdego, kto świadcząc pracę, wykonując usługi czy współpracując z daną organizacją, stwierdza, że działa ona niezgodnie z prawem. Osoba ta nie musi być zatrudniona, otrzymywać wynagrodzenia czy być powiązana z firmą organizacyjnie. Będzie to w istotnym stopniu determinować organizację kanałów zgłoszeń, które będą musiały być dostępne także dla osób, które nie przebywają na co dzień w firmie, a nawet mogą nie mieć do niej wstępu (jak choćby były pracownik).

Omówiliśmy, jaki rodzaj powiązania musi istnieć pomiędzy firmą a osobą dokonującą zgłoszenia, by mogła mieć status sygnalisty. Sam ten status jednak nie wystarcza, by zgłaszając nieprawidłowość, nabyć prawo do ochrony wynikającej z Dyrektywy. Konieczne jest jednocześnie, by naruszenie miało odpowiednią wagę i obejmowało naruszenie określonych norm prawnych.

Dyrektywa nie gwarantuje ochrony w przypadku zgłoszenia każdego, dowolnego naruszenia prawa, lecz wymienia konkretne zakresy, których zgłoszenie powinno dotyczyć. Wymienione są one w art. 2 Dyrektywy (zaś lista konkretnych aktów prawnych znajduje się w załączniku), przy czym jest to zakres minimalny. Państwa członkowskie są uprawnione do  rozszerzenia tej listy i objęcia zakresem ustaw krajowych także tych zakresów  norm prawnych, których Dyrektywa nie wymienia.

Te dziedziny ustawodawca unijny uznał za szczególnie istotne i wymagające ochrony. Jeśli więc sygnalista dopatrzy się naruszenia w wyżej wymienionym zakresie, np. ustawiania przetargów, zanieczyszczania środowiska, naruszeń danych osobowych, nieprawidłowości w uzyskiwaniu dotacji unijnych – wówczas dokonując zgłoszenia, będzie korzystał z ochrony wynikającej z Dyrektywy.

Dyrektywa nie wymienia naruszeń, które mogłyby dotyczyć samego stosunku pracy, choćby takich jak naruszanie praw pracowniczych czy mobbing. Oczywiście przepisy krajowe mogą objąć swoim zakresem także i ten obszar, ale na ten moment zgłoszenia dotyczące takich naruszeń nie będą zapewniały szerokiej ochrony wynikającej z Dyrektywy.

Z Dyrektywy wynika, że zgłoszenia nieprawidłowości dokonywane przez sygnalistów mogą obejmować:

-  zamówienia publiczne;

-  usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

-  bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;

-  bezpieczeństwo transportu;

-  ochronę środowiska;

-  ochronę radiologiczną i bezpieczeństwo jądrowe;

-  bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;-

-  zdrowie publiczne;

-  ochronę konsumentów;

-  ochronę prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;

-  naruszenia mające wpływ na interesy finansowe Unii;

-  naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego, naruszenia unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa;

-  naruszenia przepisów o podatku od osób prawnych.

Wiemy już więc, jaki rodzaj powiązań musi łączyć firmę z osobą dokonującą naruszeń, by mogła uzyskać status sygnalisty, oraz jakiego zakresu norm prawnych muszą dotyczyć zgłaszane naruszenia. Ostatnim elementem warunkującym przyznanie ochrony jest dobra wiara osoby zgłaszającej. Zgodnie z Dyrektywą ochronie podlega ten tylko, kto:

- miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje te są objęte zakresem stosowania Dyrektywy;

-  dokonał zgłoszenia – wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego zgodnie z zasadami określonymi w Dyrektywie.

Istotne jest więc, by sygnalista rzeczywiście był przekonany, i to w oparciu o obiektywnie istniejące przesłanki, że informacje, które przekazuje, są prawdziwe, a zdarzenia, które raportuje, faktycznie miały miejsce. Nie będą objęte ochroną zgłoszenia oparte wyłącznie na plotkach, pomówieniach i dokonywane ze złej woli.

Z założenia sygnalista zgłasza takie informacje, które w jego przekonaniu są prawdziwe i sprawdzone, oraz czyni to w celu ochrony interesów pracodawcy. Jednakże pomimo szlachetnych pobudek, jakimi powinien kierować się sygnalista, jest poważne ryzyko, że pracownicy będą nadużywać kanału zgłoszeń w błędnym założeniu, że zgłoszeniu powinna podlegać każda sytuacja budząca ich niezadowolenie.

Może się też zdarzyć, że świadomie będą zgłaszali informacje nieprawdziwe, mające na celu zaszkodzenie współpracownikom. Rolą pracodawcy będzie nie tylko odpowiednio odsiewać takie zgłoszenia, z zachowaniem pewnej dozy krytycyzmu, ale także odpowiednio uważnie i starannie. Ważne jest także, by odpowiednio przeszkolić pracowników, wyjaśnić im sens sygnalizowania, rolę, jaką ma ono pełnić, oraz wyraźnie określić, w jakich przypadkach jest ono pożądane. 

Kanały zgłoszeń nieprawidłowości, czyli po prostu narzędzia, za pomocą których sygnalista chcący dokonać zgłoszenia może skontaktować się z właściwą osobą dedykowaną do rozpoznawania zgłoszeń w ramach organizacji, omówione zostały w poprzednim artykule. Warto jedynie przypomnieć, że decyzja pracodawcy w tym zakresie powinna być podejmowana z uwzględnieniem kilku czynników:

-  kanał musi być przystępny i łatwy w obsłudze dla wszystkich pracowników;

-  kanał musi zapewniać poufność danych osoby zgłaszającej oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;

-  kanał musi zapewniać możliwość kontaktu zwrotnego ze zgłaszającym – co ważne, na ten moment nie ma obowiązku rozpoznawania zgłoszeń anonimowych, ale możliwe jest, że przepisy krajowe nałożą na pracodawców taki obowiązek, co będzie bez wątpienia rzutowało na wybór narzędzia;

-  kanał musi być dostępny także dla osób „z zewnątrz” – byłych pracowników, osób działających pod kierownictwem zleceniobiorców;

-  warto rozważyć ustanowienie kanału alternatywnego, w przypadku gdyby raportowane naruszenie dotyczyło osoby lub działu zajmującego się rozpoznawaniem zgłoszeń, lub osób na najwyższych stanowiskach.

Wybór kanału zgłoszeń będzie kluczowy dla kolejnych kroków, w szczególności procedur regulujących zasady zgłaszania i przyjmowania zgłoszeń.

Gdy już wiemy, w jaki sposób pracownicy będą mogli raportować naruszenia, konieczne jest wyznaczenie osoby, która będzie zgłoszenia te rozpoznawać. Co ważne, nie musi być to osoba wewnątrz firmy. Możliwe jest zlecenie przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń na zewnątrz. Rozwiązanie takie ma swoje plusy. Pracownicy mają mniejsze obawy przed negatywnymi dla siebie skutkami zgłoszenia, jeśli dokonywane jest ono do podmiotu zewnętrznego. Osoba z zewnątrz może cieszyć się większym zaufaniem i w poczuciu pracownika dawać większą gwarancję bezstronności. Jednocześnie pracodawca unika w ten sposób angażowania czasu osób zatrudnionych w firmie i obarczania ich nowymi obowiązkami. Jeśli jednak pracodawca decyduje się na wyznaczenie osoby lub zespołu osób do obsługi zgłoszeń wewnątrz organizacji, musi o kilku ważnych sprawach pamiętać. Wybór odpowiedniej osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie i procedowanie zgłoszeń będzie kluczowy dla sprawnego funkcjonowania systemu zgłaszania nieprawidłowości. Praca tych osób będzie przesądzała o tym, czy pracodawca będzie prawidłowo realizować obowiązki wynikające z dyrektywy.

Dyrektywa stanowi jedynie, że obowiązkiem pracodawcy jest ustanowienie procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Przepisy nie określają rodzaju procedur ani zawartości, oczywiste jednak jest, że powinny one być tak napisane, by po ich lekturze było jasne, w jaki sposób funkcjonuje system zgłaszania nieprawidłowości zarówno z punktu widzenia zgłaszającego, jak i pracodawcy. Istotne jest, że odpowiednio przygotowane procedury to także narzędzie ochrony przed zarzutem niedochowania należytej staranności po stronie pracodawcy.

Tabela 2. Kryteria wyboru osób lub zespołu rozpoznającego zgłoszenia sygnalistów

Tabela 3. W jaki sposób funkcjonuje system zgłaszania nieprawidłowości – procedury, które
powinny pojawić się w firmie

Samo udostępnienie kanału zgłoszeń i opracowanie procedur nie wystarczy, by zapewnić sprawnie funkcjonujący system. Kluczowe jest przekazanie pracownikom – zarówno potencjalnym sygnalistom, jak i osobom odpowiedzialnym za rozpoznawanie zgłoszeń, niezbędnej wiedzy i umiejętności. By to osiągnąć, nie wystarczy wywiesić procedur na tablicy ogłoszeń. Konieczne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników oraz udostępnienie mi materiałów informacyjnych, opracowanych w możliwie przejrzystej formie.

Na potrzeby szkolenia warto podzielić pracowników na mniejsze grupy, by mieli większą możliwość aktywnego udziału i zadawania pytań. Bez wątpienia kluczowym elementem szkolenia będzie przedstawienie narzędzia do dokonywania zgłoszeń i zasad jego obsługi – w szczególności jeśli będzie to narzędzie informatyczne, w postaci aplikacji czy platformy. Jednak nie można zapominać, że poza kwestiami technicznymi pracownik musi wyjść ze szkolenia z wiedzą o tym:

-  jakie naruszenia może zgłaszać za pomocą kanału zgłoszeń,

-  jak będzie chroniony zarówno w toku, jak i po zakończeniu postępowania wyjaśniającego,

-  na jaką reakcję pracodawcy może liczyć,

-  jakie obowiązki ciążą na nim w związku z postępowaniem wyjaśniającym,

-  jakie poniesie konsekwencje, jeśli złoży zawiadomienie w złej wierze.

Szkolenie przyszłych potencjalnych sygnalistów jest niezwykle ważne nie tylko dlatego, że muszą oni wiedzieć, jak dokonać zgłoszenia. Jest ono konieczne także po to, by uniknąć zalewu zgłoszeń w sprawach błahych, nieistotnych, nieobjętych zakresem dyrektywy lub dokonywanych po prostu złośliwie. Poza samym szkoleniem dobrze jest przekazać pracownikom materiały informacyjne, w możliwie prostej formie, nawet rysunkowej. Wszystko po to, by łatwość dostępności kanału i jasny komunikat od pracodawcy, że zgłaszanie nieprawidłowości jest pożądane i zapewniona będzie zgłaszającemu właściwa ochrona, przekonało sygnalistę do skorzystania z wewnętrznego kanału zgłoszeń. Powinno go to powstrzymać od dokonania zgłoszenia zewnętrznego do organu.

Niezależnie od szkolenia dedykowanego dla całego zespołu niezwykle ważne jest przeprowadzenie szkolenia dla zespołu przyjmującego zgłoszenia i prowadzącego ich obsługę. Osoby te muszą wiedzieć, jak reagować na zgłoszenie, w jakim czasie, jak sprawnie prowadzić postępowanie i jakich zasad się trzymać, by zachować poufność danych.

 art. 8, art. 9 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.U.UE.L.2019.305.17 z 2019.11.26.).