Urlop wypoczynkowy jest świadczeniem niepieniężnym, które sprowadza się do tego, że pracodawca zwalania pracownika od świadczenia pracy za wynagrodzeniem. Z istoty tego uprawnienia wynika, że może być ono realizowane tylko wtedy, gdy stosunek pracy jeszcze trwa.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest natomiast świadczeniem pieniężnym, które jak sama nazwa wskazuje, rekompensuje pracownikowi w formie pieniężnej urlop wypoczynkowy, którego nie zdążył wykorzystać w trakcie trwania stosunku pracy.

Zasadą jest zatem to, że roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się wcześniej, ponieważ roszczenie o jego udzielenie stało się wymagalne jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy. Ekwiwalent może natomiast zostać zapłacony dopiero wtedy, gdy pracodawca i pracownik kończą współpracę.

Kodeks pracy przewiduje 3-letni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, biegnący od dnia ich wymagalności (art. 291 § 1 kp). Zarówno roszczenie o urlop wypoczynkowy, jak i o ekwiwalent za ten urlop przedawnią się po 3 latach.

Przy ustaleniu, czy konkretne roszczenie się przedawniło, najważniejsze jest więc określenie daty, od jakiej przedawnienie zaczyna swój bieg. Wymagalność roszczenia to data, gdy uprawniony pracownik może żądać spełnienia świadczenia od drugiej strony umowy (pracodawcy).

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 kp). Kodeks pracy jako ostateczny termin udzielenia urlopu wskazuje koniec września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kp). Na tle dawniejszego stanu prawnego w orzecznictwie sądowym ukształtował się niekwestionowany pogląd, że termin przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy rozpoczynał się bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału następnego roku (obecnie to 30 września następnego roku), jeśli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (zob. wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). W praktyce od tego czasu jako zasadę przyjmuje się, że urlop niewykorzystany w danym roku zostaje przesunięty na kolejny rok, w związku z czym termin przedawnienia upływa 30 września, po 3 latach od roku następującego po tym, w którym urlop miał zostać udzielony.

Na przykład: przesunięty przez pracodawcę urlop za rok 2018 powinien zostać wykorzystany przez pracownika do
30 września 2019 r. Pracodawca nie udzielił jednak pracownikowi tego urlopu. Pracownik mógł żądać udzielenia tego urlopu najpóźniej do 30 września 2022 r.

Oczywiście w indywidualnych przypadkach może wystąpić też sytuacja, z której wyraźnie wynika, że pracodawca nie przesuwał urlopu pracownikowi, umożliwiając mu wykorzystanie go w zgodzie z planem urlopów, a do nieskorzystania z tego uprawnienia doszło z winy pracownika. Można wówczas w takich okolicznościach rozważać, czy bieg przedawnienia roszczenia o urlop nie rozpoczął się z końcem roku kalendarzowego, za który przysługiwał urlop. Jest to kwestia istotna, ponieważ termin przedawnienia byłby wówczas krótszy o 9 miesięcy.

Roszczenie pracownika o udzielenie urlopu po 3 latach się przedawnia. Nie oznacza to jednak, że prawo do urlopu przestaje istnieć. Nie ma tu żadnego automatyzmu. Przedawnienie roszczenia oznacza tylko tyle, że pracodawca jako strona zobowiązana do udzielenia urlopu może odmówić pracownikowi spełnienia tego świadczenia.

Pracodawca może zrobić to w sposób przyjęty u siebie w zakładzie pracy, to znaczy tak samo jak załatwia wszystkie inne wnioski urlopowe. Czyli forma jest dowolna. Ustna odmowa jest o tyle niebezpieczna, że do celów dowodowych (na wypadek przyszłego ewentualnego sporu) warto udokumentować, kiedy pracownik wnioskował o urlop wypoczynkowy, ponieważ data ta będzie wskazywała na to, że w tej chwili konkretny urlop był już przedawniony.

Nie ma najmniejszych przeszkód do udzielenia takiej zgody. Jak wspomnieliśmy wcześniej, przedawnienie daje pracodawcy prawo odmowy udzielenia urlopu przedawnionego, lecz nie stanowi przeszkody do tego, żeby urlopu udzielić.

Warto jednak pamiętać, aby kwestia udzielenia urlopu przedawnionego wyraźnie wynikała ze złożonego wniosku urlopowego pracownika, żeby nie doprowadziło to do nieprawidłowości w dokumentacji urlopowej pracownika i nie generowało przyszłych sporów co do ilości niewykorzystanego urlopu z lat kolejnych. Programy kadrowe funkcjonujące u niektórych pracodawców mogą bowiem ustalać ilość dostępnego pracownikowi urlopu, zliczając jako należny tylko urlop nieprzedawniony. W takiej sytuacji, mimo formalnej zgody pracodawcy, kadry mogą odnotować skorzystanie przez pracownika z urlopu, który przysługuje mu za kolejny rok (zamiast z urlopu przedawnionego).

Następna kwestia, na którą trzeba zwrócić uwagę, to fakt, że pracownik we wniosku urlopowym może oznaczyć (intencjonalnie lub przez pomyłkę), że domaga się udzielenia urlopu wypoczynkowego za konkretny rok (niekoniecznie najdawniejszego). To z kolei może doprowadzić do przedawnienia starszych urlopów.

Do takiej sytuacji nigdy nie może dojść, ponieważ urlop za każdy kolejny rok kalendarzowy jest wymagalny w innym terminie i to niezależnie od tego, czy powinien być udzielony do końca roku kalendarzowego, za który przysługiwał, czy do 30 września następnego roku.

Inaczej może być natomiast z ekwiwalentem za urlop wypoczynkowy, ponieważ ekwiwalent (nawet za kilka lat urlopu) przedawni się zawsze w tym samym dniu.

Nie. Jak już wspomnieliśmy, z tą chwilą kończy się możliwość udzielenia urlopu w naturze, dlatego bieg przedawnienia nie może już być kontynuowany. Następuje wówczas przekształcenie prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze w ekwiwalent pieniężny.

Datą przekształcenia jest dzień rozwiązania stosunku pracy. Z dniem powstania prawa do ekwiwalentu rozpoczyna się natomiast 3-letni bieg przedawnienia roszczenia o zapłatę tego ekwiwalentu (zob. wyrok SN z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14). Należy więc wyliczyć ekwiwalent za wszystkie niewykorzystane urlopy i wypłacić go pracownikowi. Istotne jest wówczas to, które urlopy w tej chwili są przedawnione. Tak jak było to z urlopami w naturze, pracodawca może bowiem wypłacić ekwiwalent za przedawniony urlop, ale może też odmówić tej wypłaty, powołując się na przedawnienie.

W praktyce oznacza to, że w skrajnych przypadkach roszczenia związane z najstarszymi nieprzedawnionymi urlopami po przekształceniu w ekwiwalent pieniężny mogą przedawnić się dopiero po ponad
6 latach.

Na przykład: stosunek pracy z pracownikiem rozwiązał się 31 sierpnia 2022 r. W dniu rozwiązania stosunku pracy pracownik miał prawo do 26 dni zaległego urlopu z 2018 roku, który powinien być udzielony najpóźniej do 30 września 2019 r. (czyli bez rozwiązania stosunku pracy przedawniłby się dopiero miesiąc później, czyli 30 września 2022 r.), a ponadto ma niewykorzystane urlopy z lat kolejnych. W takim przypadku 3-letni bieg terminu przedawnienia o ekwiwalent za urlop wypoczynkowy rozpoczyna się dopiero od dnia ustania stosunku pracy. A zatem, mimo że roszczenie dotyczy częściowo urlopu aż z 2018 roku, pracownik na dochodzenie ekwiwalentu ma czas do
31 sierpnia 2025 r.

Nie. Terminów przedawnienia nie wolno skracać ani wydłużać przez czynność prawną, nawet jeśli byłoby to korzystne dla pracownika. Dopuszczalne jest natomiast umowne opóźnienie terminu wymagalności roszczenia.

Tak. Bieg terminu przedawnienia może ulec przerwaniu przez każdą czynność przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów lub egzekwowania roszczeń, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia bądź zabezpieczenia roszczenia oraz przez uznanie roszczenia, które może nastąpić w dowolnej formie. Jednak raczej tylko teoretycznie wyobrazić sobie można proces o udzielenie urlopu w naturze, natomiast pozwy o zapłatę ekwiwalentu są jednymi z częściej występujących.

Po każdej przerwie biegu przedawnienia biegnie ono na nowo, a przerwanie biegu przedawnienia może nastąpić wielokrotnie. Od przerwy biegu przedawnienia trzeba odróżnić jego zawieszenie, które następuje wówczas, gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń. W przypadku zawieszenia przedawnienie nie biegnie tylko przez czas trwania przeszkody.

Nie. Jak już wspomnieliśmy, pracodawca może ostatecznie zrezygnować z przedstawienia zarzutu przedawnienia przed sądem bądź w ogóle nie wiedzieć, że może bronić się w ten sposób. Przedawnione roszczenie pracownika może zostać uwzględnione także w przypadku gdy pracodawca zrzeka się korzystania z przedawnienia. Zrzeczenie takie, aby było ważne, powinno nastąpić jednak dopiero po upływie terminu przedawnienia, ponieważ wcześniejsze zrzeczenie się byłoby nieważne. Zrzeczenie się zarzutu przedawnienia następujące wyraźnie jest niezbyt częste, ale może ono nastąpić także w sposób dorozumiany – przede wszystkim poprzez zawarcie ugody, w której pracodawca zobowiąże się do zapłaty pracownikowi przedawnionego roszczenia o ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.

Nie. Pracownik może bronić się przed tym zarzutem, powołując się na art. 8 kp i twierdząc, że samo zgłoszenie zarzutu przedawnienia było niezgodne z zasadami współżycia społecznego lub stanowi nadużycie prawa. Uznanie zarzutu przedawnienia za naruszający zasady współżycia społecznego na podstawie art. 8 Kodeksu pracy może nastąpić w sytuacjach usprawiedliwionych wyjątkowymi okolicznościami (zob. np. wyrok SN z 4 marca 1998 r., II UKN 536, OSNP 1999/4/147). Długie opóźnienie w dochodzeniu pretensji (nawet usprawiedliwione) nie powinno prowadzić do nieuwzględnienia zarzutu przedawnienia (zob. wyrok SN z 4 marca 2010 r., I PK 186/09, LEX nr 584198).

Wykazanie niezgodności zarzutu przedawnienia z zasadami współżycia społecznego obciąża w tej sytuacji pracownika. Sąd Najwyższy stwierdził, że konstrukcja nadużycia prawa (art. 8 kp) ma charakter wyjątkowy i chociaż może mieć zastosowanie w przypadku nadużycia prawa przez osobę korzystającą z zarzutu przedawnienia, to istnieje domniemanie, że osoba uprawniona korzysta z prawa podmiotowego w sposób legalny, zasługujący na ochronę prawną (zob. wyrok SN z 12 stycznia 2012 r., I PK 88/11, LEX nr 1129308). Strona kwestionująca takie uprawnienie ma obowiązek wykazać (zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego) przesłanki swojej kontestacji. Typowym przykładem tego rodzaju zachowań w kontekście urlopów mogłoby być bezprawne nieudzielanie urlopów wbrew wnioskom pracownika po to, aby uległy one przedawnieniu i nie mogły przekształcić się w ekwiwalent.

Podstawa prawna:

art. 291 § 1, art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1510).