Konsultacja:

Monika Frączek

prawnik, specjalista prawa pracy, były główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy
w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, trener na szkoleniach

Regulamin wynagradzania jest obowiązkowy tylko dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Jeśli zaś pracodawca zatrudnia od 20 do 49 pracowników, musi wprowadzić regulamin wynagradzania tylko na żądanie (wniosek) związków zawodowych. Jeżeli więc w zakładzie nie działają związki lub nie domagają się wprowadzenia regulaminu wynagradzania, pracodawca sam decyduje o tym, czy chce wprowadzić taką regulację.

Regulamin wynagradzania wprowadza pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia treść regulaminu z tą organizacją. Zasady kodeksowe dotyczące regulaminu wynagradzania są bardzo lakoniczne. Prawidłowe ustalenie treści regulaminu wynagradzania może być sprawą dość skomplikowaną; zwłaszcza dla pracodawców, którzy wcześniej nie mieli obowiązku ustalania warunków wynagradzania w ten sposób.

Regulamin wynagradzania nie musi powtarzać przepisów powszechnie obowiązujących. Jednak w praktyce wiele zasad z przepisów powszechnych, zwłaszcza z Kodeksu pracy, warto podkreślić w regulaminie (choćby zasady dotyczące godzin nadliczbowych czy dodatku nocnego), ponieważ tylko wówczas regulamin może przedstawić całościowo sposób uzyskiwania przez pracownika wynagrodzenia oraz innych świadczeń należnych ze stosunku pracy. Poniżej wskazujemy, jakie zapisy można lub trzeba umieścić w regulaminie wynagradzania.

Przede wszystkim w regulaminie wynagradzania należy wskazać system wynagradzania. Natomiast szczegóły dotyczące zasad wypłaty poszczególnych składników wynagrodzenia możemy ustalić bezpośrednio w regulaminie albo w załącznikach do niego (druga możliwość jest częściej praktykowana).

Warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą  trzeba określić w regulaminie wynagradzania tak, aby dało się na podstawie tych zapisów ustalić konkretną wysokość wynagrodzenia każdego pracownika (art. 77^[2] § 3 kp). 

Możemy stosować różne systemy wynagradzania. Wybór systemu zależy od swobodnego uznania pracodawcy. Wymienione w poniższym wzorze systemy można uznać za najczęściej stosowane w praktyce. Czasem zdarzają się jednak formy mieszane, np. system czasowo-prowizyjny, czasowo-akordowy.

Możemy wprowadzić jeden system wynagradzania dla wszystkich pracowników albo stosować różne systemy wynagradzania – w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika lub stanowiska, na którym jest zatrudniony. Wolno nam dość swobodnie kształtować wysokość wynagrodzenia przysługującego pracownikom na poszczególnych stanowiskach pracy. Nie możemy jedynie ustalić wynagrodzenia niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę przysługujące pracownikom na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów.

Gdyby z zapisów regulaminowych wynikało, że jakikolwiek pracownik ma wynagrodzenie niższe od minimalnego (po zsumowaniu wszystkich przysługujących mu składników, które wchodzą do płacy minimalnej), należy zmienić taką regulację. Może więc okazać się, że podnoszenie stawki minimalnej wiąże się z koniecznością zmiany regulaminu wynagradzania.

Jeżeli spełniliśmy obowiązek zapewnienia płacy minimalnej, to sądy pracy zasadniczo nie powinny kwestionować wysokości stawek ustalonych w regulaminie wynagradzania. Jeśli jednak pracodawca bezzasadnie zróżnicował wynagrodzenia dla pracowników wykonujących pracę na tym samym stanowisku i wykonujących jednakową pracę lub pracę jednakowej wartości (np. ten sam staż pracy i doświadczenie zawodowe), pracownik może żądać odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Odszkodowanie takie przysługuje w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Zazwyczaj w pierwszej części regulaminu wynagradzania wskazuje się ogólnie, które grupy pracowników otrzymują wynagrodzenie w ramach poszczególnych systemów wynagradzania. Na przykład można określić, że:

• wynagrodzenie w stawce miesięcznej ustala się dla pracowników administracyjno-biurowych,
• wynagrodzenie w stawce godzinowej – dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu,
• wynagrodzenie akordowe – dla pracowników produkcji, a
• wynagrodzenie prowizyjne – dla przedstawicieli handlowych.

Z kolei w załącznikach do regulaminu należy określić precyzyjnie stanowiska pracy bądź grupy stanowisk pracy oraz stawki wynagrodzenia, jakie na nich przysługują w ramach odpowiednich systemów wynagradzania. Oczywiście kwestie te można określić również bezpośrednio w treści regulaminu wynagradzania. Jednak w przypadku dużego zakładu pracy, gdzie zatrudnia się pracowników na wielu stanowiskach pracy i stosowane są różne systemy wynagradzania, sporządzenie załączników sprawi, że regulamin będzie bardziej przejrzysty. Załącznik do regulaminu może:

• przewidywać konkretne kwoty wynagrodzenia na każdym stanowisku (np. „młodszy specjalista – …, specjalista – …, starszy specjalista – …”) albo
•  wskazywać pewien przedział kwotowy („od … do …”).

Popularniejszy jest ten drugi sposób, ponieważ pozwala na elastyczne kształtowanie polityki płacowej. Niemniej jednak w przypadku jego zastosowania warto wskazać (w załączniku ze stawkami lub bezpośrednio w regulaminie), jakimi kryteriami będzie kierował się pracodawca przy różnicowaniu wynagrodzeń dla konkretnych pracowników.

Jeśli oznaczamy wynagrodzenie:

• czasowe – należy wskazać, jakie stawki przysługują na poszczególnych stanowiskach pracy w określonym przedziale czasowym, np. jednego miesiąca (wynagrodzenie w stawce miesięcznej),lub godziny (wynagrodzenie godzinowe);
• prowizyjne – wynagrodzenie przysługujące pracownikowi ustala się jako odpowiedni procent od obrotu lub dochodu, jaki przynosi pracodawcy praca wykonywana przez pracownika (można ustalić np., że pracownikowi przysługuje 5% od wartości sprzedanego przez niego towaru lub od obrotu, jaki firma uzyskała dzięki działalności pracownika);
• akordowe – należy określić stawkę akordową oraz normy pracy, a zatem ustalić liczbę produktów (usług), które mają być wykonane w określonym czasie – przy założeniu, że pracownik wykonuje pracę z zachowaniem wymaganej staranności.

Wszyscy pracownicy – niezależnie od systemu, według jakiego są wynagradzani – mają ustawowo zagwarantowane minimalne wynagrodzenie za pracę. Dlatego też w regulaminie wynagradzania należy zamieścić postanowienie o prawie do dodatku wyrównawczego. Zapis taki ma charakter informacyjny, ponieważ nawet w przypadku gdy nie zostanie dodany, pracodawca i tak musi wypłacać pracownikowi pełnoetatowemu co miesiąc co najmniej minimalne wynagrodzenie ustawowe.

Aby ustalić wysokość wynagrodzenia zasadniczego każdego pracownika, niezbędne są informacje zamieszczone w rozdziale I regulaminu wynagradzania, o których wspomnieliśmy wcześniej. Dlatego pracodawca, wydając regulamin wynagradzania, może się ograniczyć tylko do informacji podawanych w I rozdziale regulaminu. Jednak oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownikowi przysługują również z mocy prawa określone dodatki do wynagrodzenia – np. za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne świadczenia niebędące wynagrodzeniem za faktycznie świadczoną pracę – np. odprawy.

Warunki nabycia prawa do świadczeń dodatkowych oraz ich minimalną wysokość określają przepisy powszechnie obowiązujące, m.in. przepisy Kodeksu pracy. W związku z tym nie ma potrzeby zamieszczania w regulaminie wynagradzania informacji o tych świadczeniach, jeśli pracodawca nie zamierza uregulować tych świadczeń w sposób korzystniejszy dla pracownika, do czego ma prawo.

Możemy ustalić w regulaminie wynagradzania korzystniejsze dla pracowników wysokości świadczeń obligatoryjnych przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązujących lub zasady nabywania prawa do tych świadczeń. Jeżeli natomiast pracodawca nie planuje korzystniejszego dla pracowników uregulowania wysokości tych świadczeń lub określenia zasad nabywania do nich prawa, to może pominąć część zawartą w II rozdziale regulaminu wynagradzania.

Jeśli pracodawca zamieści w regulaminie informację o tych świadczeniach, wyeliminuje to jednak ewentualne wątpliwości pracowników i spory, jakie mogą wyniknąć na tym tle. Zdarza się bowiem, że niezamieszczenie informacji o tych świadczeniach w regulaminie wynagradzania jest przez pracowników odbierane jako sygnał, że pracodawca nie zamierza ich płacić.

Kodeks pracy przewiduje trzy (a według niektórych poglądów dwa) obowiązkowe dodatki do wynagrodzenia:

1)         dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151^[1] kp),

2)         dodatek za pracę w porze nocnej (art. 151^[8] kp),

3)         dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych spowodowanych nieudzieleniem pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto (art. 151^[11] kp).

W regulaminie możemy powtórzyć zapisy dotyczące dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Możemy też jednak przewidzieć wypłacanie pracownikom wyższych stawek tego dodatku. W związku z tym, że możliwe jest zwiększenie rocznego limitu godzin nadliczbowych (zwiększenia dokonuje się w regulaminie pracy, ale dla porządku warto – choć nie trzeba – odnotować je także w regulaminie wynagradzania), można  np. stosować stawki dodatku wskazane przepisami Kodeksu pracy, a wyższe stawki dodatku ustalić za pracę w godzinach nadliczbowych powyżej limitu ustawowego (który wynosi 150 godzin w roku kalendarzowym).

W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem można zastąpić ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Można więc wskazać w regulaminie (patrz: ust. 4 we wzorze 7), że np. konserwatorzy (wykonujący pracę poza zakładem pracy) otrzymują co miesiąc ryczałt z tytułu wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, i określić wysokość tego ryczałtu. Można też zróżnicować wysokość tego ryczałtu dla pracowników zależnie od zajmowanych przez nich stanowisk i określić szczegółowo wykaz stanowisk oraz przysługującego dla nich ryczałtu w załączniku do regulaminu.

Wysokość ryczałtu powinna wówczas zależeć od wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę dodatku, a także od przewidywanej liczby nadgodzin.

Prawo pracowników do dodatku za pracę w niedzielę lub święto, o którym mowa w ust. 5 § 4 regulaminu (patrz: ust. 5 we wzorze 7), wynika z art. 151^[11] Kodeksu pracy.

Pracownicy wykonujący pracę w porze nocnej mają prawo do dodatku w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za każdą godzinę takiej pracy. Pracodawca może natomiast przyznać pracownikom prawo do np. wyższej stawki dodatku wynagrodzenia za pracę w porze nocnej – część  pracodawców wypłaca np. pracownikom 20% dodatek liczony od wynagrodzenia zasadniczego pracownika, które zwykle jest wyższe od wynagrodzenia minimalnego.

Ponadto w stosunku do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy dodatek ten można zastąpić ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej. Można więc wskazać w regulaminie (patrz: wzór 8), że np. pracownicy ochrony (do których zadań należy podejmowanie interwencji w terenie w porze nocnej)  otrzymują co miesiąc ryczałt z tytułu dodatku za pracę w porze nocnej, i określić wysokość tego ryczałtu. Można oczywiście zróżnicować wysokość tego ryczałtu dla pracowników zależnie od zajmowanych przez nich stanowisk i określić szczegółowo wykaz stanowisk oraz przysługującego im ryczałtu w załączniku do regulaminu.

Pracownicy mają prawo do świadczenia gwarancyjnego za czas niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby (art. 92 kp) oraz za czas przestoju (art. 80 kp).

Pracownik ma prawo tylko do 80% wynagrodzenia w okresie nieobecności w pracy zpowodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (liczonego na zasadach określonych w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa), chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. 100% wynagrodzenia przysługuje jedynie w przypadku choroby w ciąży lub niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy, a także w razie niezbędnych badań dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegu ich pobrania.

Tak więc regulamin wynagradzania może zawierać postanowienie, że pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia również w okresie choroby.

Za czas przestoju, gdy pracownik był gotowy do wykonywania pracy, ale nie mógł jej wykonywać z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, należy mu się tzw. wynagrodzenie przestojowe. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych przy pracach uzależnionych od warunków atmosferycznych ich prawo do wynagrodzenia za czas przestoju spowodowanego tymi warunkami jest uzależnione od regulacji w pozakodeksowych przepisach prawa pracy (art. 80 § 4 kp). Możemy więc postanowić w regulaminie wynagradzania, że wskazane grupy pracowników zatrudnione przy pracach uzależnionych od tych warunków zachowują prawo do wynagrodzenia za czas przestoju spowodowanego tymi warunkami (patrz: wzór 10).

Kodeks pracy przewiduje wypłacanie pracownikom odprawy emerytalno-rentowej (art. 92^[1] kp) oraz rodzinom pracowników – odprawy pośmiertnej (art. 93 kp). Ponadto ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników przyznaje pracownikom prawo do odprawy w przypadku  zwolnień z przyczyn ich niedotyczących. Ta ostatnia odprawa przysługuje tylko pracownikom zwalnianym (za wypowiedzeniem lub porozumieniem stron) z przyczyn niedotyczących pracownika w zakładzie zatrudniającym co najmniej 20 pracowników (patrz: wzór 12). Natomiast odprawę emerytalno-rentową i pośmiertną musi wypłacić każdy pracodawca niezależnie od wielkości zatrudnienia. Informację o odprawach również można (choć nie trzeba) wpisać w regulaminie wynagradzania (patrz: wzory 11–13). W regulaminie wynagradzania możemy także przyznać pracownikom prawo do wyższej odprawy emerytalno-rentowej. Przy czym wysokość tej odprawy może być jednolita dla wszystkich pracowników (np. dwumiesięczna) lub zróżnicowana zależnie od stażu pracy – ogólnego albo u danego pracodawcy. Pracodawca może także określić w przepisach zakładowych korzystniejsze dla pracowników wysokości odprawy z tytułu zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników (z uwzględnieniem ustawowego limitu wysokości tej odprawy na poziomie 15-krotności płacy minimalnej).

Można wreszcie korzystniej uregulować także odprawę pośmiertną, np. zwiększając jej wysokość, uwzględniając łączny staż pracownika przy ustaleniu jej wysokości, przyznając prawo do odprawy członkom rodziny pracownika, mimo że nie spełniają oni wymagań do uzyskania renty rodzinnej lub przyznając prawo do odprawy w pełnej wysokości również w przypadku gdy jest do niej uprawniony tylko jeden członek rodziny zmarłego pracownika.

Jeśli pracodawca nie działa w formie państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej, może dowolnie określać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w regulaminie wynagradzania. Musi jedynie pamiętać, że postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określona w rozporządzeniu MPiPS.

W przypadku gdy regulamin wynagradzania nie zawiera regulacji w kwestii podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów obowiązujących w sferze budżetowej. 

Natomiast w przypadku pracodawców sfery budżetowej kwestie dotyczące podróży służbowych są uregulowane w rozporządzeniu. Niemniej jednak są nieliczne kwestie, które mogą również swobodnie uregulować w regulaminie wynagradzania.

We wzorach przedstawionych w tym tekście regulamin zawiera „Rozdział III. Dodatki do wynagrodzenia za pracę oraz inne świadczenia ze stosunku pracy (fakultatywne)”. Rozdział ten określa te składniki wynagrodzenia za pracę oraz inne świadczenia ze stosunku pracy, których wypłacania nie przewidują przepisy powszechnie obowiązujące. O wypłacaniu tych świadczeń może natomiast zdecydować pracodawca w regulaminie wynagradzania, zgodnie z zasadą, że może regulować uprawnienia pracowników ze stosunku pracy w sposób korzystniejszy niż przepisy powszechnie obowiązujące.

W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się przyznać pracownikom prawo do dodatkowych świadczeń ze stosunku pracy, ważne jest precyzyjne określenie warunków nabywania przez pracowników prawa do tych świadczeń i określenie ich wysokości. W tej części wzoru regulaminu wynagradzania podajemy przykłady uregulowań odnoszących się do najbardziej typowych fakultatywnych dodatków przyznawanych przez pracodawców.

W przypadku gdy praca jest wykonywana w warunkach szkodliwych, można ustanowić specjalny dodatek. Grupę pracowników uprawnionych do tego dodatku pracodawca może określić w sposób ogólny w regulaminie (np. pracownicy zatrudnieni przy produkcji). Wykaz stanowisk pracy, na których pracownicy mają prawo do dodatku oraz wysokość tego dodatku podajemy w załączniku do regulaminu (patrz: wzór 15). W praktyce najczęściej stosuje się określenie kwotowe (np. 400 zł).

W regulaminie wynagradzania w sposób ogólny pracodawca może też określić grupę pracowników uprawnionych do dodatku funkcyjnego (np. pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy, kierownicy wyodrębnionych jednostek organizacyjnych oraz główni księgowi). Natomiast wykaz stanowisk pracy, na których pracownikom przysługuje ten dodatek, powinien określić w załączniku do regulaminu. W praktyce uprawnieni do tego dodatku są najczęściej pracownicy zajmujący wyższe stanowiska, którzy często nie mają prawa do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych – czyli pracownicy zarządzający zakładem lub kierownicy wyodrębnionych jednostek organizacyjnych. Dodatek ten ma im rekompensować konieczność wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy i większą odpowiedzialność, jaka na nich ciąży.

Najczęściej dodatek ten jest określany kwotowo – w zależności od zajmowanego stanowiska (np. dyrektor działu marketingu – 1.500 zł, zastępca dyrektora – 1.100 zł). Nie ma jednak żadnych przeszkód, by był określony procentowo od wynagrodzenia zasadniczego pracownika, np. 15% wynagrodzenia zasadniczego (patrz: wzór 16).

Dodatek za staż pracy (inaczej „dodatek za wysługę”) przysługuje pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Nie ma jednak przeszkód, aby był on stosowany również u innych pracodawców. Ma on premiować pracowników z długoletnim doświadczeniem zawodowym.

Wysokość tego dodatku określa się z reguły procentowo od wynagrodzenia zasadniczego. Na przykład można określić, że dodatek ten przysługuje pracownikowi w wysokości 1% wynagrodzenia po roku pracy i co rok wzrasta o 1%. Z reguły przepisy określają maksymalną wysokość tego dodatku jako 20%.

Jeśli chcemy wypłacać pracownikom premie, musimy zdecydować czy określić konkretne warunki, po spełnieniu których pracownicy byliby uprawnieni do premii, czy też pozostawić sobie znaczną swobodę w przyznawaniu pracownikom dodatkowego świadczenia za dobrze wykonaną pracę i zamiast premii wypłacać nagrodę. Oba te świadczenia traktowane są bowiem często jako tożsame, tymczasem mają one zupełnie różny charakter.

Premia jest dodatkowym świadczeniem ze stosunku pracy, dla którego wyraźnie określone są warunki nabycia do niego prawa oraz jego wysokość. W związku z tym po spełnieniu tych warunków pracownik ma prawo żądać wypłacenia mu premii, a w razie odmowy dochodzić swojego roszczenia przed sądem pracy. Natomiast nagroda ma charakter uznaniowy – zarówno co do kryteriów jej przyznawania, jak i jej wysokości, dlatego pracownik nie może dochodzić wypłaty nagrody przed sądem. Pracodawca, który zdecyduje się przyznać pracownikom prawo do premii, powinien w regulaminie określić precyzyjnie warunki przyznawania premii oraz okres, za jaki przysługuje. Premia może być wypłacana za różne okresy – w praktyce najczęściej spotyka się premie miesięczne i kwartalne.

Szczegółowe warunki przyznania premii można opisać w załączniku do regulaminu wynagradzania lub odrębnym regulaminie premiowania.

Nagroda jest świadczeniem uznaniowym. Zarówno jej przyznanie, jak i określenie jej wysokości zależą od swobodnego uznania pracodawcy (choć trzeba tu uściślić, że nagroda powinna być za to, co wskazuje art. 105 kp, który stwierdza, że przyznaje się ją pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu). Pracodawca powinien jedynie przewidzieć dopuszczalność jej wypłacania – bez określania warunków nabycia prawa do nagrody i jej wysokości.

Niekiedy pracodawcy przyznają pracownikom tzw. premie uznaniowe. Ta nie do końca precyzyjna nazwa zazwyczaj oznacza w praktyce nagrodę. Decyduje tu zawsze fakt, czy pracownik może domagać się świadczenia po osiągnięciu odpowiedniego rezultatu, czy też nie.

Zdarza się też, że regulamin przyznaje pracownikowi premię, która należy się po spełnieniu określonych kryteriów oraz po zaakceptowaniu świadczenia przez pracodawcę. Jeżeli z zapisów wynika jednak, że ostatecznie o przyznaniu takiej premii decyduje pracodawca – i w konsekwencji pracownik nie może jej żądać przed sądem – również mamy do czynienia z nagrodą.

Zdaniem sądu

Stanowi nadużycie prawa praktyka pracodawcy polegająca na zastrzeganiu sobie możliwości uznaniowego decydowania o przyznaniu i wysokości świadczenia nazwanego „premią uznaniową”, którego to warunki uzyskania były skonkretyzowane i przedstawione pracownikowi, a ponadto wynikały również z przyjętej, wieloletniej praktyki pracodawcy. W orzecznictwie wyjaśniono natomiast, że świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową”, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 kp), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 kp, jest składnikiem wynagrodzenia za pracę, co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę.

Wyrok Sądu Najwyższego z 22 marca 2022 r. (I PSKP 73/21)

Nagroda jubileuszowa (nagroda za długoletnią pracę) występuje u pracodawców sfery budżetowej. Jednak pracodawca prywatny również może ją ustalić w regulaminie pracy. Powinien wtedy określić, czy przy ustalaniu prawa do nagrody bierze się pod uwagę łączny staż pracy, czy zakładowy staż pracy pracownika.

Powinien również określić, za jakie konkretnie okresy pracy przysługuje nagroda w określonej wysokości (na przykład: za 10 lat pracy – 50% wynagrodzenia, za 15 lat pracy – 75% wynagrodzenia, za 20 lat pracy – 100% wynagrodzenia, za 25 lat pracy – 150% wynagrodzenia, za 30 lat pracy – 200% wynagrodzenia itd.).

W postanowieniach końcowych regulaminu wynagradzania należy zamieścić informację:

• o tym, że kwestie, których nie ustalono w treści regulaminu, reguluje Kodeks pracy i inne przepisy prawa pracy,
• o terminie wejścia regulaminu w życie,
• o sposobie udostępniania i wyjaśniania treści regulaminu pracownikom,
• o załącznikach do regulaminu.

Fakt, że regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy (art. 77^[2] § 6 kp). Niemniej jednak warto wspomnieć o tym w zapisach końcowych regulaminu i wskazać konkretny sposób zapoznawania się z regulaminem. Warto również wskazać, że te same zasady dotyczą wprowadzania zmian w regulaminie wynagradzania (patrz: wzór 22).

Obowiązek udostępnienia na żądanie pracownika tekstu regulaminu wynagradzania do wglądu i wyjaśnienia jego treści również wynika wprost z Kodeksu pracy (art. 77^[2] § 5 w zw. z art. 241^[12] § 2 kp), ale również można o nim wspomnieć w regulaminie.