Ustawa wprowadza kilka istotnych zmian dotyczących PPK, a do najważniejszych można zaliczyć m.in.:

• możliwość wcześniejszego „zapisania” osoby zatrudnionej do PPK;
• ujednolicenie terminów dokonywania wpłat do PPK i obowiązywania deklaracji składanych przez uczestników PPK;
• nadanie płatnikowi składek na ubezpieczenia społeczne statusu podmiotu zatrudniającego – w przypadku gdy pracodawca/zleceniodawca nie ma numeru identyfikacyjnego (NIP lub REGON);
• zobowiązanie mikroprzedsiębiorcy oraz osoby fizycznej, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym ze swoją działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, do złożenia – na wezwanie PFR – oświadczenia, czy spełnia warunki wyłączenia ze stosowania ustawy o PPK;
• ustanowienie reguły, w myśl której deklaracja finansowania wpłaty dodatkowej obowiązuje od następnego miesiąca po miesiącu, w którym została złożona;
• nadanie PIP uprawnienia do ścigania wykroczeń polegających na nakłanianiu osób zatrudnionych do rezygnacji z oszczędzania w PPK;
• uregulowanie trybu zwrotu nienależnych wpłat do PPK.

Data wejścia w życie większości wspomnianych modyfikacji to 4 czerwca 2022 r., chociaż niektóre z nich zaczną obowiązywać dopiero po 6 miesiącach od dnia ogłoszenia, czyli 21 listopada 2022 r.

Funkcjonujące do 3 czerwca 2022 r. regulacje prawne sprawiały, że pracodawca, który nie posiadał numeru NIP lub REGON, za których obowiązki związane z wypłatą wynagrodzeń oraz wynikające z przepisów o ubezpieczeniu społecznym i podatkowych wykonuje inny podmiot, nie był uprawniony do prowadzenia PPK. Taka sytuacja uniemożliwiała osobom zatrudnianym przez ww. podmioty oszczędzanie w PPK. Aby zmienić ten stan rzeczy, zmieniono zawartą w ustawie o PPK definicję „podmiotu zatrudniającego”. Dzięki temu teraz obowiązki związane z utworzeniem i prowadzeniem PPK w przypadku omawianych firm spoczywają na płatniku składek na ubezpieczenia.

Przed nowelizacją przepisów podmiot zatrudniający był zobowiązany zapisać osobę zatrudnioną do PPK – a precyzując, zawrzeć w jej imieniu umowę o prowadzenie PPK – po upływie 3 miesięcy zatrudnienia, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.

Od 4 czerwca 2022 r. zawarcie umowy o prowadzenie PPK powinno następować nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.

Umowa o prowadzenie PPK może być zawarta już po upływie 14 dni zatrudnienia pracownika (zleceniobiorcy).

Przedstawiona zmiana umożliwia przystąpienie do PPK oraz naliczanie i pobieranie przez pracodawców wpłat już od pierwszego miesiąca zatrudnienia danej osoby. Oczywiście, o ile wypłata wynagrodzenia w danym miesiącu następuje po zawarciu umowy o prowadzenie PPK.

Trzeba pamiętać, że podmiot zatrudniający nie ma obowiązku zapisywania do PPK zatrudnionej osoby już po 14 dniach pracy. Musi to zrobić nie później niż do 10. dnia po upływie 3 miesięcy zatrudnienia. Podwładny nie może skutecznie wystąpić z roszczeniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK wcześniej, czyli np. w pierwszym możliwym terminie, tj. 15. dnia pracy.

Co istotne, jeżeli podmiot zatrudniający nie dokona zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ostatnim możliwym terminie – tj. w terminie 10 dni po upływie 3 miesięcy zatrudnienia – to stosunek prawny z umowy o prowadzenie PPK powstaje z mocy prawa.

Przykład 1

Termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK

Pan Michał Woźniak, który ma 29 lat, stał się od 1 czerwca 2022 r. pracownikiem spółki z o.o. zatrudniającej ponad 100 osób. Spółka pensje wypłaca zawsze ostatniego dnia roboczego danego miesiąca. Ponieważ pan Michał nie złożył deklaracji o rezygnacji z uczestniczenia w PPK, spółka zawarła w jego imieniu umowę o prowadzenie PPK  17 czerwca 2022 r. W tych okolicznościach już od wynagrodzenia wypłacanego w czerwcu br. powinny zostać naliczone i pobrane pierwsze wpłat do PPK. Spółka mogła zapisać do PPK 29-latka najwcześniej 15 czerwca 2022 r., ale nie później niż 10 września 2022 r. Gdyby tego nie zrobiła w tym terminie, to 11 września umowa o prowadzenie PPK zostałaby zawarta z mocy prawa.

W myśl art. 13 ust. 1 ustawy o PPK, przepisów tej ustawy nie muszą stosować:

1) mikroprzedsiębiorcy, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby przez nie zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK,

2) podmioty zatrudniające będące osobą fizyczną, które zatrudniają, w zakresie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą, osoby fizyczne, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tych osób.

Od 4 czerwca wprowadzono przepis (ust. 5c do art. 8 ustawy o PPK) wymuszający na ww. podmiotach informowanie Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) o przyczynie niewdrożenia PPK. Obowiązek tylko na wezwanie PFR. A zatem samo wejście w życie nowelizacji nie oznacza „automatycznej” konieczności wyjaśniania przyczyn niestosowania regulacji dotyczących PPK.

Przykład 2

Czy należy informować PFR o przyczynie niestosowania ustawy o PPK?

Lekarz z Katowic od roku zatrudnia opiekunkę do dzieci, która:

• podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym,
• nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej.

Będzie on musiał poinformować PFR o powodach niestosowania przepisów ustawy o PPK tylko wtedy, gdy PFR zwróci się o to do niego.

Do 3 czerwca obowiązywały różne terminy dla obliczania i pobierania pierwszych wpłat i kolejnych wpłat do PPK. Po znowelizowaniu przepisów od 4 czerwca (art. 28 ustawy o PPK) podmioty zatrudniające powinny dokonywać pierwszych wpłat do PPK, począwszy od dnia, w którym zostały one naliczone i pobrane – nawet w tym samym miesiącu, w którym została zawarta umowa o prowadzenie PPK. W konsekwencji, trzeba naliczać i pobierać wpłaty od pierwszego wynagrodzenia, które wypłacane jest już po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, a przekazywać je do instytucji finansowej należy do 15. dnia następnego miesiąca.

Przykład 3

W jakim terminie dokonywać wpłat na PPK?

33-letnia pracownica podjęła zatrudnienie w spółce z o.o. 6 czerwca 2022 r. Po upływie 14 dni w jej imieniu zawarto umowę o prowadzenie PPK. Pierwszą pensję otrzymała 29 czerwca. Wpłaty do PPK, naliczone i pobrane z wynagrodzenia czerwcowego, mogły zostać przekazane do instytucji finansowej już w dniu ich naliczenia i pobrania.  Spółka nie musiała więc czekać z tym do 1 lipca. Ostateczny termin na przekazanie wpłat do instytucji finansowej to 15 lipca 2022 r.

Przed zmianą przepisów nowo zatrudniona osoba, posiadająca już rachunek (rachunki) PPK, składała nowemu pracodawcy oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK w terminie 7 dni po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3-miesięcy zatrudnienia. Tak skomplikowane określenie wspomnianego terminu nie było uzasadnione. Dlatego od 4 czerwca wprowadzono modyfikację. Zgodnie z nią uczestnik PPK składa ww. oświadczenie w terminie 7 dni od dnia zawarcia w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK.

Pracodawca, któremu złożono oświadczenie, niezwłocznie po jego otrzymaniu informuje uczestnika PPK (składającego omawiany dokument) o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego dotychczasowym rachunku (rachunkach) PPK na nowy rachunek PPK (utworzony w związku z uczestnictwem w PPK u tego pracodawcy).

Zatrudniony ma prawo nie zgodzić się na złożenie tego wniosku i w przypadku skorzystania z tego uprawnienia powinien on poinformować o tym fakcie na piśmie w ciągu 7 dni (ten termin nie uległ zmianie). Jeżeli pracodawca nie otrzyma informacji o braku zgody na transfer oszczędności w ramach PPK, składa w imieniu zatrudnionego wniosek o wypłatę transferową.

Deklaracja wpłaty dodatkowej złożona przez uczestnika PPK obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została złożona (art. 27 ust. 3a ustawy o PPK). Wcześniej (przed 4 czerwca 2022 r.) takiej reguły nie było i pojawiały się różne interpretacje, takie jak np.:

• wpłatę dodatkową należy obliczyć i pobrać już od pierwszego wynagrodzenia (interpretacja na portalu www.mojePPK.pl) albo
• deklaracja wpłaty dodatkowej obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została złożona (przez analogię z innymi deklaracjami).

Przykład 4

Od kiedy liczyć wpłaty dodatkowe na PPK?

Firma informatyczna zatrudniająca ponad 300 osób przed nowelizacją przepisów stała na stanowisku, że deklaracja wpłaty dodatkowej obowiązuje od chwili jej złożenia. Obecnie, przyjmując deklaracje od podwładnych, powinna uwzględniać je przy sporządzaniu list płac dopiero w miesiącu następującym po miesiącu, w którym je złożono. A zatem deklaracje o wpłacie dodatkowej, które trafiły do działu kadr i płac firmy w czerwcu 2022 roku, należy zastosować przy rozliczeniach pensji lipcowych.

W przypadku zawierania umowy o prowadzenie PPK dla osoby, która ukończyła 55. rok życia, a nie osiągnęła wieku 70 lat, występowało sporo wątpliwości. Dotyczyły one m.in. stosowania w praktyce zasady ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeżeli w ostatnich 12 miesiącach osoba taka była zatrudniona przez co najmniej 3 miesiące. Interpretacja była taka, że umowa o prowadzenie PPK powinna być zawierana bez wniosku osoby zatrudnionej.

Po zmianie przepisów od 4 czerwca art. 15 ustawy o PPK stanowi wyraźnie, że dla osoby zatrudnionej, która ukończyła 55 lat, a nie osiągnęła 70. roku życia, umowę o prowadzenie PPK zawiera się wyłącznie na jej wniosek złożony podmiotowi zatrudniającemu. Podmiot zatrudniający nadal zobowiązany jest poinformować taką osobę o możliwości złożenia wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK.

Za nienależną wpłatę do PPK należy uznawać każdą wpłatę podstawową lub dodatkową, która została w części albo w całości naliczona i pobrana bez podstawy prawnej. Chodzi tu np. o takie sytuacje:

• podmiot zatrudniający zawarł umowę o prowadzenie PPK na rzecz osoby niespełniającej definicji osoby zatrudnionej albo
• podmiot zatrudniający na skutek błędnych wyliczeń pobrał od uczestnika PPK kwotę tytułem wpłat do PPK wyższą niż należna.

21 listopada 2022 r. w życie wejdzie art. 28a ustawy o PPK, który określa zasady zwrotu nienależnych wpłat i dopłat do PPK. Wpłaty do PPK, które okażą się nienależne w całości lub w części, będą podlegać zwrotowi na rzecz finansującego daną wpłatę. Jeżeli instytucja finansowa uzyska informację, że podmiot zatrudniający dokonał wpłat w zawyżonej wysokości, to:

• w przypadku gdy za wpłaty nie zostaną nabyte jednostki uczestnictwa – instytucja finansowa dokona zwrotu nienależnych wpłat niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 3 dni roboczych, licząc od dnia powzięcia wiedzy o nienależnych wpłatach,
• w przypadku gdy za wpłaty zostaną nabyte jednostki uczestnictwa – instytucja finansowa będzie miała 3 dni robocze na zwrot środków, licząc od dnia odkupienia jednostek uczestnictwa (bez konieczności złożenia żądania odkupienia tych jednostek przez osobę zatrudnioną/uczestnika PPK).

Instytucja finansowa dokona zwrotu wpłat zasadniczo odpowiednio na rachunek bankowy uczestnika PPK oraz podmiotu zatrudniającego. Jeżeli jednak nie będzie posiadała numeru rachunku bankowego osoby zatrudnionej, to zarówno wpłaty pokrywane ze środków pracodawcy, jak i wpłaty finansowane przez osobę zatrudnioną (uczestnika PPK) przekaże na rachunek bankowy podmiotu zatrudniającego. Podmiot zatrudniający będzie zobowiązany zwrócić zatrudnionemu nienależnie pobrane środki niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania „nadpłaty” z instytucji finansowej.

Od 4 czerwca Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo do przeprowadzania kontroli podmiotów zatrudniających, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK (a więc np. także zleceniodawców), w zakresie obowiązków dotyczących PPK. Oznacza to, że PIP może obecnie na przykład sprawdzać przestrzeganie zakazu nakłaniania do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Podstawa prawna

art. 109, art. 125, art. 143 i art. 146 ustawy z 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.U. z 2022 r. poz. 1079),

art. 2, art. 8, art. 13, art. 15, art. 16, art. 19, art. 27, art. 28–28a ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 ze zm.),

art. 10 ust. 1 pkt 14b, art. 13 ust. 6 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1251 ze zm.).