Praca zdalna od kwietnia 2023 roku
Nowelizacja Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. wprowadza także pracę zdalną na stałe do kodeksu pracy. Taka praca na odległość może być świadczona jako regularna praca zdalna, praca hybrydowa lub jako praca okazjonalna. Regularna praca zdalna i praca hybrydowa może być ustalona już od samego początku zatrudnienia (zatrudnienie od razu do pracy zdalnej), ale też można ją wprowadzić w trakcie już trwającego stosunku pracy. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw).
Praca zdalna może „pojawić się” już podczas trwającego stosunku pracy:
1) na wniosek pracownika (tu rozróżniamy wnioski niewiążące i wiążące; te ostatnie pochodzą od uprawnionych pracowników, np. ciężarnej pracownicy czy pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia; odmowa uwzględnienia takich wniosków jest możliwa jedynie wyjątkowo, gdy praca na odległość nie jest możliwa ze względu na rodzaj pracy lub jej organizację, a przyczynie odmowy pracodawca informuje pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku),
2) z inicjatywny pracodawcy lub
3) na podstawie polecenia pracodawcy (takie polecenie może zostać wydane tylko w szczególnych przypadkach, tj.: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie do 3 miesięcy po odwołaniu tych stanów lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej).
Praca okazjonalna wymaga wniosku pracownika i w razie jego akceptacji (a ta nie jest obowiązkowa) przez pracodawcę, może by wykonywana przy minimalnych formalnościach przez 24 dni w roku kalendarzowym.
Od czego zacząć?
Płynne przejście z antycovidowego polecenia pracy zdalnej wydanego na podstawie przepisów tarczy antykryzysowej do kodeksowej pracy zdalnej wymaga wcześniejszego przygotowania.
Podstawą wprowadzenia regularnej pracy zdalnej jest zależnie od okoliczności:
- porozumienie zbiorowe ze związkami zawodowymi,
- regulamin konsultowany z przedstawicielami załogi,
- indywidualne porozumienie pracownik – pracodawca lub
- polecenie pracodawcy.
Porozumienie zbiorowe, regulamin lub porozumienie indywidualne
Jeżeli pracodawca ma w zakładzie związki, zasadniczo powinien ustalić z nimi zasady wykonywania pracy zdalnej. Warto założyć pewien czas na negocjacje. Na zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi ustawodawca ustalił termin maksymalny 30 dni, licząc od dnia przedstawienia gotowego projektu porozumienia przez pracodawcę (przygotowanie samego projektu także zajmie trochę czasu). Jeżeli w tym terminie nie uda się osiągnąć porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
W przypadku gdy pracodawca nie ma związków, wprowadza regulamin pracy zdalnej. Regulamin wymaga uprzedniej konsultacji z przedstawicielami załogi. Nowe przepisy nie określają konkretnego terminu ich zakończenia. Jednak konsultacje to nie to samo, co porozumienie. Pracodawca nie musi w tym zakresie dążyć do konsensusu za wszelką cenę. Niemniej jednak warto zwrócić uwagę na głos załogi i w miarę możliwości go uwzględnić przy ustalaniu regulaminu pracy zdalnej. Jeżeli wspomniany regulamin ma być częścią regulaminu pracy (może, ale nie musi; równie dobrze może być odrębnym regulaminem pracy zdalnej), trzeba dodatkowo doliczyć 2 tygodnie na wejście w życie nowych zakładowych przepisów po publikacji regulaminu w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.
Jeżeli nie zawrzemy generalnego porozumienia ze związkami albo nie wprowadzimy regulaminu pracy zdalnej, możemy też określić zasady pracy zdalnej w:
- indywidualnych porozumieniach z zainteresowanymi pracownikami albo
- indywidualnych poleceniach pracy zdalnej.
W przypadku gdy pracodawca chce stosować pracę zdalną na większą skalę, najbardziej właściwe (i chyba wygodniejsze) wydaje się wprowadzenie zbiorowych dokumentów takich jak np. regulamin pracy zdalnej.
Co uregulować w regulaminach i porozumieniach?
Niezależnie od tego, czy pracodawca zamierza wprowadzić grupową pracę zdalną (na podstawie porozumienia ze związkami zawodowymi lub na podstawie regulaminu), czy też będzie akceptował taką pracę tylko na podstawie indywidualnych wniosków pracowników, powinien w pierwszej kolejności ustalić – w trybie przewidzianym dla poszczególnych „odmian” pracy zdalnej (tj. odpowiednio w regulaminie, porozumieniu, poleceniu pracy zdalnej czy w porozumieniu zawartym z pracownikiem) kilka kwestii wskazanych w tabeli
| Co trzeba ustalić w regulaminie, porozumieniu zbiorowym lub indywidualnym albo poleceniu? | Wyjaśnienia |
| 1. Z jakich narzędzi mają korzystać pracownicy podczas pracy zdalnej (np. komputer, telefon, drukarka itp.) i kto te narzędzia zapewni (zapewni je pracodawca czy też pracownik będzie korzystał z własnych). | Jeżeli podczas pracy zdalnej pracownik ma korzystać z własnych narzędzi pracy, to w jaki sposób ustalany będzie ekwiwalent pieniężny za ich używanie; trzeba także ustalić, z jaką częstotliwością i w jakim terminie ma być pracownikowi wypłacany. Jeśli zaś narzędzia pracy mają być firmowe, pracodawca może także (choć nie musi) przygotować dokumenty dotyczące powierzenia mienia danemu pracownikowi (odpowiedzialność za mienie indywidualnie powierzone, np. umowa o powierzeniu komputera określająca m.in. zasady przechowywania i zabezpieczania komputera). |
| 2. Kto zapewni pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i aktualizację oprogramowania. | Jeśli zapewnia je pracodawca, należy ustalić:
Jeśli zaś obowiązek ten ma zrealizować pracownik, trzeba ustalić zasady pokrywania kosztów takich usług (np. faktura wystawiona na firmę). |
| 3. Jakie będą zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. | Czy będzie to rozliczenie według kosztów faktycznie przez pracownik poniesionych czy w formie ryczałtu uwzględniającego przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. |
| 4. Jakie inne koszty związane bezpośrednio z pracą zdalną poza energią elektryczną i usługami telekomunikacyjnymi pracodawca będzie pracownikowi pokrywał | Nie jest to obowiązkowe, ale zatrudniający może ustalić, że będzie np. dokładał się do kosztów wody czy ogrzewania pomieszczenia, w którym pracownik ma świadczyć pracę i w jakiej formie będzie to robił – zwrot kosztów czy ryczałt. |
| 5. Jakie będą zasady kontroli przeprowadzanej w miejscu pracy zdalnej | Dotyczy to kontroli bhp, wykonywania pracy zdalnej, oraz przestrzegania przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Warto wtedy ustalić, czy będą to kontrole ciche przeprowadzane na odległość, czy też kontrole będą się odbywały w miejscu wykonywania pracy zdalnej. |
| 6. Jakie będą zasady kontaktu z pracodawcą i z pozostałymi pracownikami oraz jaki będzie sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy. | Bazując na strukturze organizacyjnej zakładu pracy, należy ustalić, kto jest bezpośrednim przełożonym pracownika pracującego na odległość i jak pracownik ma się z nim porozumiewać (np. telefonicznie, emailowo, itp.). Dotyczy to także kontaktu z pracodawcą (lub osobą przez niego wyznaczoną) oraz z pozostałymi pracownikami pracującymi zdalnie lub stacjonarnie. Warto przygotować np. zestawienie firmowych telefonów, adresów email czy nazw stosowanych na firmowym chacie i przekazać je każdemu zatrudnionemu, aby w razie potrzeby można było skontaktować się z każdym pracownikiem. |
Obowiązkowo także dodatkowe dokumenty
Dodatkowo – poza uregulowaniem zasad pracy zdalnej (tzn. poza porozumieniem zbiorowym lub indywidualnym, regulaminem lub poleceniem) – trzeba przygotować kilka innych dokumentów:
| Co trzeba dodatkowo przygotować? | Wyjaśnienia |
| 1. Rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia (dla osób, które zostały zatrudnione „do pracy zdalnej”) lub aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia (dla osób, które „przechodzą” na pracę zdalną) | Informacja powinna zawierać:
Dodatkowo w przypadku pracodawców, którzy nie mają obowiązku ustalania regulaminu pracy, należy wskazać lub zaktualizować informacje o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. |
| 2. Ocenę ryzyka zawodowego pracy zdalnej i jej wpływu na zdrowie | Taką ocenę trzeba udokumentować i zapoznać z nią pracowników, którzy mają rozpocząć pracę zdalną na podstawie nowych przepisów kodeksu pracy. |
| 3. Informację o wynikach oceny ryzyka zawodowego pracy zdalnej | Na podstawie wyników oceny ryzyka należy przygotować informację dla pracownika i zapoznać go z nią. Taka informacja powinna zawierać zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. |
| 4.Oświadczenia związane z pracą zdalną (można przygotować gotowe do wypełnienia wzory, aby niczego nie przeoczyć) | Dotyczy to oświadczenia o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym oraz informacją opracowaną na podstawie wyników tej oceny oraz o tym, że stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. To ostatnie oświadczenie może być np. częścią wniosku o pracę zdalną. Oba oświadczenia mogą być w postaci papierowej lub elektronicznej i muszą zostać przez pracownika złożone przed dopuszczeniem go do pracy zdalnej |
| 5. Procedury ochrony danych osobowych | Trzeba także zapoznać pracowników z tymi procedurami, a jeśli to konieczne – zorganizować szkolenie z tego zakresu. Procedury mogą być np. częścią porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, choć równie dobrze mogą stanowić odrębny dokument. |
| 6. Aktualizację przepisów o równym traktowaniu pracowników | W praktyce trzeba uzupełnić przepisy o dyskryminacji o zakaz nierównego traktowania osób pracujących na odległość, których tekst pracodawca udostępnia pracownikom w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 94[1] kp). Taką informację trzeba uzupełnić o zapisy wynikające z nowelizacji kp dotyczące zakazu dyskryminacji pracowników zdalnych oraz pracowników, którzy odmówili wykonywania pracy na odległość. |
Praca okazjonalna – mniej wymogów
W przeciwieństwie do pozostałych „odmian” pracy zdalnej praca okazjonalna nie wymaga opisanych powyżej przygotowań. Nie trzeba m.in. ustalać zasad zwracania kosztów takiej pracy czy wypłaty ryczałtów, opracowywać regulaminów, czy przekazywać rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia. Konieczne są jednak:
- Określenie procedur ochrony danych osobowych i jeśli okaże się to konieczne – zorganizowanie szkolenia dla pracowników z tego zakresu.
- Uzgodnienie z pracownikiem sposobu porozumiewania się na odległość oraz przekazanie informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się.
- Ustalenie z pracownikiem zasad kontroli wykonywania pracy zdalnej, bhp i przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
- Opracowanie oceny ryzyka zawodowego pracy zdalnej i zapoznanie pracownika z oceną.
- Opracowanie informacji dla pracownika na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej i odebranie przed dopuszczeniem do pracy zdalnej od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z ryzykiem i informacją o ryzyku.
- Odebranie od pracownika oświadczenia, że stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy; takie oświadczenie może być np. częścią wniosku o pracę zdalną.
Konsekwencje nieprawidłowości
Nie jest wykluczona sytuacja, że pracodawca zezwoli pracownikowi, aby okazjonalna praca zdalna była wykonywana przez więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym. W takiej sytuacji 25. dzień pracy zdalnej spowoduje przekształcenie dotychczasowej pracy okazjonalnej w regularną pracę zdalną ze wszystkimi jej obowiązkami dla zatrudniającego, w tym m.in. z obowiązkiem:
- zwrotu kosztów takiej pracy,
- zapewnienia narzędzi pracy i materiałów niezbędnych do pracy,
- obowiązkiem wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu w przypadku, gdy do pracy zdalnej pracownik używa swoich sprzętów, narzędzi lub materiałów.
W przypadku gdy pracodawca ustali zbyt niski ryczałt na prąd i usługi telekomunikacyjne lub ekwiwalent za używanie przez pracownika własnych narzędzi pracy, pracownik będzie mógł się domagać jego wyrównania w taki sposób, aby świadczenia te odpowiednio:
- odpowiadały przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej,
- uwzględniały normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Jeżeli pracodawca ustali zbyt wysokie kwoty ryczałtów lub ekwiwalentu, których nie da się „obronić” faktycznymi wydatkami ponoszonymi w związku z pracą na odległość, to takie kwoty nie będą podlegały zwolnieniu podatkowemu i w trakcie kontroli z urzędu skarbowego lub z ZUS z dużym prawdopodobieństwem zostaną uznane za przychód ze stosunku pracy, który trzeba będzie opodatkować i oskładkować.
Podstawa prawna:
ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (podpisana przez Prezydenta 27 stycznia 2023 r.).
