Projekt wprowadzający pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy przewiduje kilka możliwości, w tym m.in. obligatoryjną pracę zdalną czy okazjonalną pracę zdalną. Nie przewiduje jednak wyraźnie pracy hybrydowej.

Czym zatem jest praca hybrydowa? Jest to praca „mieszana”, czyli przeplatanie pracy zdalnej i pracy stacjonarnej.

Taki model wykonywania obowiązków służbowych sprawdził się u wielu pracodawców w okresach nasilonych zachorowań na Covid-19. Choć nie był on (nie jest) regulowany wyraźnie w ustawie antycovidowej, to był z powodzeniem wykorzystywany w praktyce jako środek zmniejszający ryzyko zachorowania poprzez zminimalizowanie kontaktów z innymi osobami (np. innymi pracownikami, klientami, interesantami czy pasażerami komunikacji miejskiej podczas drogi do pracy i z pracy).

Choć nowelizacja Kodeksu pracy – wzorem ustawy antycovidowej – także nie przewiduje wprost pracy hybrydowej, to taka praca może być wykonywana obecnie i będzie mogła być wykonywana po wejściu w życie nowych przepisów. Skoro bowiem pracownicy mogą całkowicie przejść na pracę zdalną, to tym bardziej mogą pracować w trybie mieszanym (trochę zdalnie, trochę stacjonarnie).

W praktyce możliwe są różne konfiguracje, od stałego podziału pracowników, przez pracę rotacyjną (przemienną), aż po indywidualne uzgodnienia z poszczególnymi pracownikami.

Pracodawca ma tu pewną dowolność. Przy czym może ona być ograniczona:

• rodzajem pracy (nie każda praca może być wykonywana zdalnie) albo
• specyfiką branży lub zakładu pracy (nie wszyscy klienci akceptują kontakt z firmą przez telefon i Internet, np. bank, punkty sprzedaży telefonów komórkowych itp.).

Projekt zmian w Kodeksie pracy zakłada, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana:

• na podstawie polecenia pracodawcy (w okresie obowiązywania stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu nadzwyczajnego oraz w okresie 3 miesięcy od odwołania tych stanów lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, np. silny wiatr, który uszkodził linie wysokiego napięcia i pozbawił zakład pracy prądu i ogrzewania itp.),
• na podstawie uzgodnień pomiędzy stronami na etapie nawiązywania stosunku pracy,
• na podstawie wniosku pracownika (w czasie trwania stosunku pracy),
• z inicjatywy pracodawcy (w czasie trwania stosunku pracy),
• jako praca zdalna okazjonalna (w tym przypadku maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym).

Z kolei zasady pracy zdalnej wprowadza się:

• w porozumieniu pracodawcy z działającymi w zakładzie związkami zawodowymi,

     W ustalonym przez pracodawcę regulaminie pracy zdalnej (w zależności od okoliczności – pracodawca konsultuje regulamin z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie, gdy w firmie nie działają związki zawodowe albo pracodawca ustala go samodzielnie, uwzględniając ustalenia poczynione ze związkami zawodowymi w toku uzgadniania porozumienia w sprawie pracy zdalnej, gdy w terminie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia nie doszło do jego zawarcia),

• w indywidualnych porozumieniach.

W taki sam sposób będzie można wprowadzić pracę hybrydową (indywidualnie lub grupowo, na etapie nawiązywania stosunku pracy lub w jego trakcie). Jedynym wyjątkiem w praktyce jest praca zdalna okazjonalna.

Okazjonalna praca zdalna będzie wyjątkiem w dotychczasowej pracy stacjonarnej. Jest ona ograniczona czasowo i może być świadczona na podstawie wniosku pracownika w wymiarze do 24 dni w ciągu roku kalendarzowego. Teoretycznie możliwe byłoby złożenie wniosku o okazjonalną pracę hybrydową. Jednak wówczas nie będzie to praca hybrydowa lecz po prostu okazjonalna praca zdalna.

Przykład

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Jeśli przyjąć, że wniosek o okazjonalną pracę hybrydową może dotyczyć po prostu 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym, wówczas taki wniosek będzie po prostu wnioskiem o pracę zdalną okazjonalną. A jeśli uznamy, że praca „mieszana” ma dotyczyć okresu 24 dni, gdzie w tym czasie pracownik będzie mógł naprzemiennie pracować zdalnie i stacjonarnie, to w praktyce – ze swego charakteru nadal będzie to wniosek o okazjonalną pracę zdalną, tyle że pracownik nie będzie mógł wykorzystać pełnego wymiaru 24 dni takiej pracy.

Podobnie jak praca zdalna, praca hybrydowa może dotyczyć pewnych grup pracowników (np. całych działów, zespołów itp.), jak również może być ustalana i negocjowana indywidualnie (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy). Jeśli praca hybrydowa dotyczy wielu osób, wszelkie ustalenia warto poczynić w porozumieniu z działającymi w zakładzie związkami zawodowymi albo w regulaminie pracy hybrydowej (analogicznym do regulaminu pracy zdalnej; zresztą można go nazwać „regulamin pracy zdalnej”). W przypadku indywidualnych wniosków
– w porozumieniu z pracownikiem. Dotyczy to m.in.:

• zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika pracującego hybrydowo w okresie, gdy świadczy pracę zdalną,
• zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (w przypadku pracy hybrydowej koszty te będą niższe niż w przypadku stałej pracy zdalnej), czy
• zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Gdy o pracę zdalną lub hybrydową wnioskuje w trakcie trwania stosunku pracy pracownik, pracodawca nie musi godzić się na taką zmianę dotychczasowej organizacji pracy. Jednak projekt nowelizacji Kodeksu pracy przewiduje obligatoryjną pracę zdalną dla pewnych grup pracowników. Jeśli pracownik należy do uprawnionej grupy zatrudnionych, wniosek o pracę zdalną (i również hybrydową) jest dla pracodawcy zasadniczo wiążący – nawet gdyby było to niewygodne dla pracodawcy.

Pracodawca może odmówić jego akceptacji tylko w przypadku gdy praca zdalna nie jest możliwa z powodu rodzaju pracy lub ze względu na jej organizację. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Przykład

Wiążący wniosek o pracę hybrydową

Ciężarna pracownica zatrudniona jako doradca klienta w salonie RTV-AGD złożyła pracodawcy wniosek o pracę hybrydową, która miałaby być wykonywana w następujący sposób: od poniedziałku do środy zdalnie, a czwartek i piątek stacjonarnie w salonie. Pracodawca odmówił uwzględnienia wniosku pracownicy, ponieważ rodzaj pracy, który pracownica wykonuje, uniemożliwia pracę zdalną. Musi wskazać pracownicy przyczyny odmowy w formie papierowej lub elektronicznej.

Nowe przepisy nie regulują ani treści wniosku o pracę zdalną, ani o pracę hybrydową. Mimo to taki wniosek powinien zawierać co najmniej:

• oznaczenie składającego go pracownika,
• oznaczenie pracodawcy,
• informację o zamiarze wykonywania pracy hybrydowej,
• datę, od której praca hybrydowa miałaby się rozpocząć,
• podpis pracownika.

Pracownik uprawniony do złożenia wiążącego wniosku o pracę hybrydową powinien także udokumentować swoje uprawnienie w tym zakresie (tj. okazać pracodawcy dokumenty, na podstawie których ubiega się o pracę hybrydową, np. zaświadczenie o ciąży, zaświadczenie z ustawy „Za życiem” itd.). Wprawdzie przepisy tego nie wymagają, lecz pracodawca powinien wiedzieć, że wniosek rzeczywiście pochodzi od uprawnionego pracownika i jest dla niego wiążący. Brak takich informacji może skutkować brakiem zgody na pracę hybrydową.

Przykład

Udowodnienie faktu, że wniosek jest wiążący

Pracownik mieszka wraz z niepełnosprawną w stopniu znacznym matką i opiekuje się nią. Dotychczas jednak nie informował o tym pracodawcy. Praca, którą wykonuje, może być świadczona częściowo w formie zdalnej, a organizacja pracy w firmie umożliwia świadczenie pracy na odległość. Złożył więc pracodawcy wniosek o wyrażenie zgody na pracę hybrydową. Pracodawca odmówił jego uwzględnienia, nie wiedząc, że wniosek tego pracownika jest dla niego wiążący. Gdyby od początku pracodawca miał informację o tym, że pracownik mieszka razem z matką i się nią opiekuje w związku z jej niepełnosprawnością, zaakceptowałby jego wniosek o pracę hybrydową. Udokumentowanie tego faktu jest więc w interesie pracownika.

Nie musi, ale może. Jeśli we wniosku pracownik zaproponuje konkretny rozkład pracy zdalnej i stacjonarnej, pracodawca może, lecz nie musi go akceptować. Może natomiast zaproponować inny podział, jeśli wskazany przez pracownika nie będzie z jakiegoś względu dla pracodawcy możliwy do zastosowania.

Dotyczy to zarówno wniosków pochodzących od pracowników uprawnionych do złożenia wiążącego wniosku, jak i pozostałych pracowników (których wnioski nie są wiążące dla zatrudniającego). Jednak w przypadku wniosków wiążących cel tego uprawnienia przemawia za tym, aby w miarę możliwości pracodawca uwzględnił propozycję pracownika.

Przykład

Pracownica opiekująca się 2-letnim dzieckiem złożyła pracodawcy wniosek o pracę hybrydową „tydzień na tydzień”. Pracodawca zgodził się na pracę hybrydową, jednak zaproponował inny podział – 2 dni w tygodniu online, a 3 dni stacjonarnie. Pracownica zaproponowała 3 dni online i 2 dni stacjonarnie, co ostatecznie pracodawca zaakceptował.

Podobnie jak w przypadku podziału załogi, pracodawca i w tym zakresie ma pewną swobodę. Może więc np.:

• zorientować się, jaki model pasuje najbardziej jego załodze (np. w formie ankiet skierowanych do pracowników, w których zatrudnieni wskazują, ile czasu najchętniej przeznaczyliby na pracę zdalną, a ile na stacjonarną), i taki wprowadzić dla ogółu objętego pracą hybrydową,
• samodzielnie ustalić proporcje takiej pracy obowiązującej załogę (np. 2 dni w tygodniu stacjonarnie, a 3 dni zdalnie, tydzień na tydzień itp.),
• ustalić z pracownikiem indywidualnie.

Pracodawca powinien wskazać, w jakich dniach pracownik ma pracę zdalną i stacjonarną (można to też zrobić w porozumieniu z pracownikiem, gdy praca hybrydowa jest wynikiem indywidualnych uzgodnień).

Jest to istotne dla obu stron stosunku pracy, aby było jasne, gdzie i w jakiej formie praca ma być wykonywana w poszczególnych dniach.

Brak takich ustaleń może w skrajnych przypadkach doprowadzić do zarzutu nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, gdy np. w poniedziałek pracownik rozpoczął pracę zdalną w swoim domu, a pracodawca czekał na niego w biurze.

Przykład

W grafiku lub poza nim

Taki podział może – ale nie musi – przybrać formę grafiku (a więc jeśli tworzymy cykliczne rozkłady, możemy w nich zaznaczać pracę zdalną). Może także zostać ustalony poleceniem pracodawcy przekazanym ustnie. Choć do celów dowodowych zaleca się formę pisemną lub elektroniczną.

Przykład

Sztywny podział czy grafiki?

Rozmiar pracy zdalnej podczas pracy hybrydowej może być stały, sztywny lub elastyczny – zależny od potrzeb i okoliczności.

Pracodawca może więc ustalić podział stały, np. „tydzień na tydzień”, i połączyć go z rotacyjną organizacją pracy.

Jednak podział takiej pracy może też być każdorazowo ustalany na poszczególne okresy. Okresy te nie muszą być 1-miesięczne jak przy indywidualnych harmonogramach czasu pracy. Mogą być krótsze, np. 1-tygodniowe, 2-tygodniowe. Podział pracy na stacjonarną i zdalną w ramach pracy hybrydowej nie jest bowiem tożsamy z rozkładem czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.

Teoretycznie można także ustalić, że przez część dnia pracy pracownik wykonuje pracę zdalnie, a przez część dnia – stacjonarnie. Jednak w praktyce takie rozwiązanie – poza sporadycznymi przypadkami – może okazać się niekorzystne i kłopotliwe zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.

Lepiej więc unikać takich rozkładów (zob. przykłady poniżej). Niemniej jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby sporadycznie pracodawca zobowiązał pracownika do stawienia się w zakładzie pracy w dniu, w którym przypada praca zdalna (np. zebranie zespołu, spotkanie z klientem, rozmowa z przełożonym itp.).

Przykład

Przejazd między stacjonarnym a zdalnym miejscem pracy – co z wypadkiem

Pracownik przez 2 godziny pracuje zdalnie z domu, a następnie dojeżdża do pracy i tam spędza resztę dniówki (lub odwrotnie). Jeśli pracownik ulegnie w czasie przejazdu wypadkowi, powstanie pytanie, jak go zakwalifikować. Niewykluczone, że będzie to wypadek przy pracy, a nie w drodze do pracy – jeśli zespół powypadkowy stwierdzi jego związek z pracą. Zdarzenie ma bowiem miejsce w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

A co w przypadku, gdy przy okazji, podczas takiej drogi, pracownik np. wejdzie do najbliższego sklepu kupić bułkę na śniadanie albo po drodze wejdzie do centrum handlowego i złamie nogę na ruchomych schodach? W takiej sytuacji trudniej będzie wykazać związek z pracą i zdarzenie może nie zostać uznane za wypadek przy pracy.

Przykład

Przejazd między stacjonarnym a zdalnym miejscem pracy – czy to czas pracy

Czy czas spędzony na dojeździe z miejsca pracy stacjonarnej do miejsca pracy zdalnej (lub odwrotnie) jest faktycznie czasem pracy? Tak – skoro przypada w rozkładowych godzinach pracy. Jednak nie jest to typowe świadczenie pracy, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie.

Sprawy skomplikują się jeszcze bardziej w przypadku, gdy np. droga zajmie więcej czasu niż normalnie np. ze względu na korki lub problemy z komunikacją miejską. Na tym tle łatwo może dojść do nieporozumień i zarzutu, że pracownik wykorzystał ten czas na załatwienie swoich spraw osobistych.

A co w sytuacji, gdy pracownik ulegnie wypadkowi podczas pracy w dniu, w którym pracował zdalnie, albo samodzielnie zadecyduje o przyjeździe do biura w dniu, w którym powinien pracować zdalnie i np. złamie rękę?

W obu tych przypadkach może wystąpić wypadek przy pracy – ale tylko wtedy, gdy spełnia ustawową definicję takiego wypadku. Chodzi tu o zdarzenie nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć poszkodowanego, które nastąpiło w związku z pracą:

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności bądź poleceń przełożonych (podejmowanych nie tylko w miejscu wykonywania pracy, ale także poza takim miejscem),
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Przykład

Znaczenie może mieć, dlaczego zdecydował się udać do pracy

Osobną kwestią natomiast pozostanie ustalenie (i ewentualne wyciągnięcie konsekwencji służbowych w postaci np. kary porządkowej), w jakich okolicznościach i z jakiego powodu pracownik samodzielnie podjął decyzję o zmianie miejsca wykonywania pracy. Inaczej należy bowiem ocenić sytuację, w której np. klient skontaktował się z pracownikiem i chciał się spotkać w siedzibie firmy, a przełożony nie odbierał telefonu od pracownika, czy sytuację,  w której w domu pracownika jest awaria zasilania i praca w ogóle nie może być wykonywana.

Nie ma żadnych szczególnych wymogów co do ewidencjonowania czasu pracy hybrydowej lub potwierdzania obecności. Jednak to potwierdzanie może być problematyczne w dniach, w których pracownik świadczy pracę zdalną. Najczęściej czas pracy potwierdza się listą obecności, ale możliwe są też inne sposoby. Szczególnie w przypadku okresów pracy zdalnej warto rozważyć stosowanie innych narzędzi, np. elektronicznych list obecności wymagających od pracownika zalogowania czy specjalnych aplikacji.

Niektórzy pracodawcy stosujący tradycyjne, papierowe listy obecności zgadzają się na „hurtowe” wypełnienie listy obecności w momencie stawienia się w zakładzie (od razu za kilka dni). Nie jest to idealne rozwiązanie i bywa kwestionowane przez wielu praktyków. Lista obecności powinna być bowiem wypełniana na bieżąco.

Problematyczne staje się także ich wypełnianie, gdy np. po okresie pracy zdalnej pracownik rozchorował się i nie może podpisać listy obecności „wstecz”.

Możliwym rozwiązaniem jest uzupełnianie listy na bieżąco przez wyznaczoną osobę w firmie, np. bezpośredniego przełożonego – po uzyskaniu potwierdzenia, że pracownik w danym dniu wykonywał pracę zdalną. Najlepiej wówczas ustalić, że praca zdalna będzie oznaczona na liście innym symbolem.

Innym sposobem jest zamienne stosowanie tradycyjnej listy obecności (do potwierdzania obecności w pracy stacjonarnej) oraz innego narzędzia np. listy elektronicznej (do potwierdzania obecności w pracy zdalnej). Albo całkowite przejście na listę elektroniczną.

Jakiekolwiek rozwiązanie wybierze pracodawca (np. zdecyduje się wprowadzić elektroniczną listę obecności), powinien pamiętać o dokonaniu zmian w regulaminie pracy, aby nowy przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy został usankcjonowany (art. 104¹ § 1 pkt 9 kp). Natomiast w przypadku, gdy pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, musi pamiętać o aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia poszczególnych pracowników (art. 29 § 3 kp).

Przykład

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia

W związku ze zmianą przyjętego w zakładzie sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy informuję, że począwszy od 1 stycznia 2023 r. obecność w pracy będzie potwierdzana poprzez wypełnienie elektronicznej listy obecności. W tym celu należy zalogować się do aplikacji XXXX udostępnionej na firmowym komputerze i wypełnić wymagane pola w module obecności. Indywidualne loginy do aplikacji zostały przesłane na firmowe konta e-mailowe.

Przepisy prawa pracy nie rozgraniczają pracy stacjonarnej i zdalnej do celów wypełniania ewidencji czasu pracy. W tym dokumencie należy wykazać fakt pracy oraz godziny jej wykonywania.

Nie ma wyraźnego obowiązku specjalnego oznaczania, że w danym dniu praca była wykonywana zdalnie (choć zalecamy takie rozróżnienie, choćby na potrzeby liczenia ryczałtów). Jeśli zaś chodzi o godziny nocne i nadgodziny, nie trzeba (choć można) wskazywać, czy powstały w zakładzie, czy poza nim.

Praca w nadgodzinach może występować zarówno podczas pracy stacjonarnej, jak i zdalnej. Przy czym nadgodziny w domu, podczas pracy zdalnej, zwykle są trudniejsze do sprawdzenia.

Przykład

Czy na pewno mamy do czynienia z nadgodzinami?

Pracownik wykonuje pracę od 7.30 do 15.30. Jednak przez kilka dni z rzędu wysyłał e-maile do współpracowników oraz do przełożonego po godzinie 19.00. Mimo to ilość wykonanej przez pracownika w tym okresie pracy się nie zwiększyła. Pracownik twierdzi, że musiał pracować po godzinach, ponieważ nie zdążył zrealizować powierzonych mu zadań w wyznaczonym terminie.

Przełożony jednak podejrzewa, że pracownik celowo wysyłał wiadomości po godzinach pracy, aby otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za pracę nadliczbową.

Pojawiają się wiec wątpliwości, czy praca zdalna, np. z domu pracownika, uzasadnia wprowadzenie ryczałtu za nadgodziny, który z kolei zwalnia z dokładnego ewidencjonowania nadgodzin i drobiazgowego sprawdzania czasu pracy pracownika.

Kodeks pracy dopuszcza wypłatę ryczałtu za nadgodziny w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy. Przy czym powszechnie przyjmuje się, że chodzi o takie sytuacje, w których uchwycenie dokładnych godzin pracy jest albo niemożliwe, albo znacząco utrudnione. Skoro jednak istnieje możliwość potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej (choć bywa utrudniona), to moim zdaniem trudno bronić poglądu, że nadgodzin podczas pracy zdalnej nie da się już zmierzyć. Poza tym ryczałt dotyczy tylko tych osób, które stale pracują poza zakładem pracy. W przypadku pracy hybrydowej wymóg ten nie będzie spełniony.

Projekt ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.