Co 4 lata – w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku – podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika. Co 4 lata – od 1 kwietnia – podmiot zatrudniający dokonuje wpłat za uczestnika PPK, chyba że uczestnik PPK ponownie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, składając podmiotowi zatrudniającemu deklarację. Wynika to z art. 23 ust. 5 i 6 ustawy o PPK.

Obowiązek informacyjny przed 28 lutego 2023 r.

Według stanowiska PFR Portal PPK przygotowanym w uzgodnieniu z KNF ponownym automatycznym zapisem do PPK będzie objęta każda osoba, która złożyła do pracodawcy deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK i jest w wieku 18–54 lata.

To właśnie te osoby działy kadrowo-płacowe będą musiały obowiązkowo poinformować, że ich deklaracje rezygnacji stracą ważność 28 lutego 2023 r. Oznacza to, że począwszy od wynagrodzeń wypłaconych w marcu 2023 roku będą ponownie dokonywane wpłaty do PPK za takie osoby.

Nie ma określonego sposobu, w jaki pracodawcy mają to zrobić. Zatem forma poinformowania jest dowolna, a przepisy w tym zakresie nie nakładają szczególnego trybu.

Działy kadrowo-płacowe mogą poinformować w sposób zwyczajowo przyjęty w organizacji. Może to być informacja pisemna, mailowa albo inna. Ważne, żeby w przyszłości pracodawcy mogli udowodnić w razie kontroli, że wywiązali się z tego obowiązku. 

Deklaracje rezygnacji z PPK tracą ważność 28 lutego 2023 r.

Ustawa o PPK przewiduje, że deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK tracą swoją ważność 28 lutego 2023 r. Wszystkie deklaracje, które zostały złożone między 2019 rokiem a 28 lutego 2023 r. stracą ważność.

Nowe deklaracje rezygnacji

Osoby, które nie będą chciały być uczestnikami PPK, nowe deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, będą mogły złożyć do działów kadrowo-płacowych, począwszy od dnia 1 marca 2023 r. Osoby, które nie będą chciały uczestniczyć w PPK, będą zobowiązane do złożenia nowych deklaracji na druku urzędowym.

Moment złożenia deklaracji rezygnacji jest uzależniony od decyzji osoby zatrudnionej. Dlatego ważne jest, aby działy kadrowo-płacowe nie wymuszały na pracownikach złożenia takiego dokumentu. Może to zostać odebrane jako zniechęcanie do uczestnictwa w PPK, za co grozi kara grzywny, a inspekcja pracy może skontrolować pracodawców w tym zakresie.

Nowe deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK będą ważne do 28 lutego 2027 r. W 2027 roku będzie miał miejsce kolejny ponowny automatyczny zapis do PPK.

Zapis do PPK w marcu 2023 roku

W marcu 2023 roku na działach kadrowo-płacowych będzie spoczywał obowiązek związany z zapisaniem wszystkich osób zatrudnionych w wieku 18–54 lata do PPK, czyli zawarcie w imieniu i na rzecz tych osób umów o prowadzenie PPK.

Oznacza to, że począwszy od wynagrodzeń wypłaconych kasowo w marcu 2023 roku, obowiązkiem działów kadrowo-płacowych będzie naliczenie i potrącenie wpłat do PPK.

Nie obejmuje to osób w wieku 55–69 lat, a także osób, które złożą deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.  

Odprowadzenie do instytucji finansowej pierwszych wpłat

Ostatni krok polega na faktycznym przekazaniu pierwszych wpłat do instytucji finansowych, co pracodawcy powinno zrobić najpóźniej 17 kwietnia 2023 r. (15 i 16 kwietnia 2023 r. to weekend).

Podstawa prawna 
art. 23 ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych z 4 października 2018 r. (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1342 ze zm.).