Dotychczasowe przepisy przyznawały pracownikom prawo do tylko jednej 15-minutowej przerwy w czasie pracy. Zgodnie z nimi jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.

Po nowelizacji Kodeksu pracownicy od 26 kwietnia 2023 r. zyskują prawo do dodatkowych przerw w pracy.

Nowe brzmienie art. 134 Kodeksu pracy zakłada że jeśli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:

-  wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy;

-  jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy;

-  jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.

Poza samymi zamianami w długości i ilości przerw w czasie pracy nowe przepisy nakładają także na pracodawcę obowiązek poinformowania pracownika o ilości i długości przerw w czasie pracy. Zgodnie ze zmienionym brzmieniem art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek informować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o przysługujących pracownikowi przerwach w pracy.

Poinformowanie pracownika o przysługujących mu przerwach może nastąpić przez wskazanie – w formie papierowej lub elektronicznej – odpowiednich przepisów prawa pracy. Na pracodawcy ciąży ponadto obowiązek poinformowania pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, w tym także w zakresie przysługujących mu przerw w pracy.

Kwestie związane z ilością i długością przysługujących pracownikom przerw w pracy powinny stanowić również przedmiot regulacji wewnątrzzakładowych. Regulamin pracy (podobnie jak układ zbiorowy pracy i obwieszczenie) powinien bowiem określać prawa oraz obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, w tym m.in. prawo pracowników do wliczanej do czasu pracy obowiązkowej przerwy w pracy. Obowiązek dostosowania treści regulaminu pracy do nowych przepisów jest przy tym niezależny od stosowanego w zakładzie pracy sytemu czy rozkładu czasu pracy. Regulamin pracy powinien powielać unormowania kodeksowe. Zapis regulaminu dotyczący przysługujących pracownikom przerw powinien być więc powtórzeniem nowego art. 134 kp.

Przykład

Prawo do przerwy a liczba przepracowanych godzin

Prawo pracownika do przerwy jest związane z ilością faktycznie przepracowanych przez niego godzin.Pracownik, który miał danego dnia wykonywać pracę przez 8 godzin, lecz otrzymał polecenie pracy nadliczbowej (w związku z czym jego dobowy wymiar czasu pracy wynosił łącznie 10 godzin), po zmianie przepisów nabędzie prawo do dwóch 15-minutowych przerw w pracy.

Wraz ze zmianą przepisów pracownicy mają (od 26 kwietnia 2023 r.) prawo do nowego zwolnienia od pracy – z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie to przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego, a o sposobie wykorzystania tego zwolnienia pracownik decyduje w pierwszym wniosku o to zwolnienie złożonym w danym roku kalendarzowym. W okresie tego zwolnienia pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości połowy wynagrodzenia.

W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu zwolnienie udzielane w wymiarze godzinowym jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Zwolnienie to jest zwolnieniem dodatkowym. Zwolnienie na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat (na podstawie art. 188 kp) nadal będzie przysługiwało pracownikom w wymiarze 16 godzin albo 2 dni w ciągu roku, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Pracodawca ma obowiązek udzielić zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Kwestii związanych z prawem pracowników do zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracodawcy nie muszą regulować w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych, jednak warto rozważyć taką możliwość. W szczególności przydatne może być wprowadzenie jednolitego wzoru wniosku o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej.

Po nowelizacji Kodeksu pracy pracownikom – od 26 kwietnia 2023 r. – przysługuje także nowy (bezpłatny) urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec lub małżonek) lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Urlop ten przysługuje w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego i udzielany jest na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

Okres urlopu opiekuńczego wliczany jest do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Podobnie jak w przypadku zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracodawca nie musi wpisywać do regulaminu pracy nowego uprawnienia pracownika w postaci urlopu opiekuńczego. Warto jednak ustalić firmowy wzór wniosku o urlop opiekuńczy.

We wniosku o urlop opiekuńczy pracownik musi podać:

-  imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,

-  przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz

-  w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub

- w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby.

Nowe przepisy zakładają, że pracodawca nie później niż 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika ma obowiązek poinformować go m.in. o:

1) prawie do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, w szczególności o liczbie przysługujących pracownikowi dni szkoleń w roku kalendarzowym;

2) polityce szkoleniowej pracodawcy.

Szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku muszą odbywać się wyłącznie na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika. Czas tych szkoleń poza godzinami pracy jest zaś wliczany do czasu pracy.

Dotyczy to jednak tylko szkoleń, do przeprowadzenia których pracodawca jest obowiązany na podstawie:

-  układu zbiorowego pracy,

-  regulaminu ustalanego z przedstawicielami pracowników,

-  przepisów prawa,

-  umowy o pracę

oraz szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.

Polityka szkoleniowa obowiązująca w zakładzie pracy nie musi mieć postaci formalnego dokumentu, w szczególności w regulaminu, jednak jej usystematyzowanie w jednolitej formie zapewni większą przejrzystość i przystępność dla pracowników. Konstruując politykę szkoleniową, trzeba pamiętać, że nie może ona naruszać zakazu dyskryminacji i nierównego traktowania. Ważne jest zatem aby jakiekolwiek odmienności w dostępie do szkoleń wynikały z przyczyn obiektywnych.

Tworząc politykę szkoleniową, pracodawca powinien uregulować:

-  formy dokształcania – można określić, jakie formy dokształcania są preferowane przez pracodawcę (np. szkolenia otwarte, szkolenia online, studia podyplomowe itp.) oraz ustalić zakres tematyczny dokształcania;

-  tryb kierowania na szkolenia – można określić, czy dokształcanie będzie realizowane z inicjatywy pracodawcy (gdy pracodawca przewiduje plan podnoszenia kwalifikacji), czy na wniosek pracowników. W polityce szkoleniowej określa się również osoby (lub komórkę organizacyjną) odpowiedzialne za koordynację szkoleń pracowników oraz za utworzenie ewentualnego planu szkoleń czy wzorów wniosków pracowników, którzy chcą się dokształcać;

-  świadczenia dla pracowników – do obowiązkowych uprawnień pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe zalicza się: urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, przy czym urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy są płatne. Na mocy nowych przepisów czas szkoleń niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku, a także szkoleń odbywanych na skutek polecenia pracodawcy podlegać będzie wliczaniu do czasu pracy pracownika (również w zakresie, w jakim przypada poza rozkładowymi godzinami pracy pracownika);

-  świadczenia dodatkowe – pracodawcy mogą również przyznać pracownikom świadczenia dodatkowe, takie jak np. pełny lub częściowy zwrot kosztów dokształcania, pokrycie kosztów zakwaterowania czy kosztów dojazdu do miejscowości, w której odbywa się dokształcanie.

(II)Elastyczna organizacja czasu pracy dla rodziców dzieci w wieku do lat 8 (art. 188¹ kp)

Na mocy nowych przepisów pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, od 26 kwietnia 2023 r. uprawniony jest do złożenia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Wniosek pracownik składa w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Za elastyczną organizację pracy uważa się:

-  pracę zdalną – tj. pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;

-  system przerywanego czasu pracy (art. 139 kp) przewidujący maksymalnie 5-godzinną częściowo płatną przerwę w pracy (za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia za czas przestoju);

-  system skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp) przewidujący pracę przez 4 dni w tygodniu przy równoczesnym zwiększeniu czasu pracy do nie więcej niż 12 godzin;

-  system pracy weekendowej (art. 144 kp) przewidujący pracę w okresie piątek–niedziela;

-  ruchomy czas pracy (art. 140¹ kp) przewidujący możliwość rozpoczynania przez pracownika pracy o różnych godzinach, w tym również o godzinie wcześniejszej niż dnia poprzedniego;

-  indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 kp) przewidujący dostosowanie obowiązującego w firmie ramowego rozkładu czasu pracy do indywidualnych potrzeb pracownika, np. modyfikujący godziny lub dni pracy;

-  obniżenie wymiaru czasu pracy do wymiaru wskazanego przez pracownika.

We wniosku o elastyczną organizację pracy pracownik powinien wskazać:

1) imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;

2) przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;

3) termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;

4) rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Pracodawca rozpatrując wniosek pracownika, ma uwzględniać potrzeby pracownika (w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy), a także potrzeby i możliwości własne (w tym konieczność zapewnienia ciągłości pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika). Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku bądź o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy, niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku pracownika.

Kwestie związane z prawem pracowników do korzystania z elastycznej organizacji pracy nie muszą być regulowane w aktach wewnątrzzakładowych. Warto jednak, aby pracodawca opracował wzór wniosku o elastyczną organizację pracy.

Podstawa prawna: 

 art. 94¹³, art. 134, art. 148¹, art. 173¹, art. 188¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).