Natomiast niezależnie od tego, czy w zakładzie stosuje się plany urlopów, czy też nie, zasadniczo pracodawca i tak powinien uzgadniać z pracownikiem termin wykorzystania urlopu przez tego drugiego.

Przy czym, jeśli w zakładzie:

• jest plan urlopów, termin wykorzystania urlopu uzgadnia się z pracownikiem na etapie wpisywania go do planu (a potem już zasadniczo można go egzekwować – poza pewnymi wyjątkami).
• nie ma planu urlopów, pracodawca i pracownik muszą na bieżąco uzgadniać termin wykorzystania urlopu przez pracownika (najczęściej odbywa się to w formie wniosków urlopowych składanych przez pracownika – zob. schemat na str. 55).

Plan urlopu może mieć dowolną formę (np. pisemną, elektroniczną) i dowolny wygląd. Może obejmować pojedynczego pracownika albo większą grupę osób (brygadę, dział albo cały zakład). Może też być sporządzony na dowolny okres, np. kwartał, pół roku, rok (choć regułą są raczej plany dłuższe, tzn. półroczne lub roczne).

W planie urlopów zasadniczo wykazujemy cały urlop, który ma być wykorzystany w danym roku (czy w danym okresie, np. kwartale), a więc zwykły, zaległy z poprzedniego roku czy dodatkowy urlop pracownika niepełnosprawnego. Nie wykazujemy jednak czterech dniówek tzw. urlopu na żądanie, ponieważ pracownik może swobodnie nim dysponować.

Przy czym pracodawca może sam zdecydować:

• czy wymaga od pracowników zaplanowania już w styczniu całego urlopu wypoczynkowego na cały okres objęty planem (rok, półrocze kwartał),
• czy też wystarczy, że pracownik zaplanuje jakąś część urlopu (np. dwutygodniową), a resztę pozostawi do późniejszych uzgodnień albo np. że musi zaplanować na razie tylko te urlopy, które chce wykorzystać w najbliższym kwartale, a dalsze – dobrowolnie, czyli tylko, jeśli chce mieć zarezerwowany termin.

Oczywiście pracodawca może też wymagać, aby pracownik zaplanował wykorzystanie urlopu zaległego z poprzedniego roku do września kolejnego roku. Przy czym nie ma już możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu już na początku roku (taka możliwość istniała pod rządami tzw. specustawy covidowej).

Często przyjmuje się, że przymusowe udzielenie zaległego urlopu przez pracodawcę jest obecnie możliwe, tylko gdy zbliża się ostateczny termin udzielenia, a pracownik – mimo wezwań – nie chciał go wykorzystać.

Zapis w planie urlopów, ustalający uzgodnioną przez strony datę wykorzystania urlopu, jest zasadniczo wiążący dla obu stron. W takim przypadku pracodawca:

• może wymagać dodatkowo wniosków urlopowych albo
• może z zrezygnować z dodatkowych wniosków, uznając, że urlop wpisany w planie to urlop udzielony i pracownik może go rozpocząć bez dodatkowego zasygnalizowania.

Pracownik może jednak poprosić pracodawcę o przesunięcie ustalonego w planie terminu wykorzystania urlopu.

Plan można zatem w każdej chwili zmienić za zgodą stron. Kodeks pracy przewiduje też przypadki, gdy niezależnie od wcześniejszych ustaleń stron:

• z mocy prawa urlop przesuwa się (przesuwa go każda usprawiedliwiona nieobecność) lub przerywa się rozpoczęty już urlop (przypadki wskazane w art. 166 kp, np. zwolnienie lekarskie);
• pracodawca może przesunąć urlop, a nawet odwołać pracownika z już rozpoczętego urlopu (art. 167 kp).

W przypadku przesunięcia terminu urlopu (lub jego przerwania) termin wykorzystania tego urlopu powinien być ponownie uzgodniony (i można nakazać jego wpisanie do planu – choć nie trzeba – to zależy od pracodawcy).

Przykład

Jeśli jakaś część urlopu została przerwana, lepiej od nowa uzgodnić całość

Gdyby zaś okazało się, że np. pracownik miał zaplanowany dwutygodniowy urlop, ale przez pierwszy tydzień nie korzystał z urlopu, bo był na zwolnieniu lekarskim, to uznaje się, że lepiej ponownie uzgodnić z nim, czy:

• chce jeszcze w takiej sytuacji korzystać z drugiego tygodnia urlopu tuż po tej chorobie,
• czy też woli przenieść cały dwutygodniowy urlop na inny termin.

Nie powinniśmy więc w takiej sytuacji nakazywać pracownikowi wykorzystania drugiego tygodnia urlopu, powołując się na to, że tak wcześniej ustalono (owszem ustalono – ale choroba zmieniła te ustalenia).

Pracownik uzgadnia urlop z pracodawcą – przykładowe ścieżki postępowania