Nie za wszystkich zarobkujących w 2022 r. emerytów i rencistów płatnicy składek muszą przekazać do ZUS zaświadczenie o osiągniętym przez nich dochodzie.

Płatnicy składek powinni też pamiętać, że w określonych sytuacjach w zaświadczeniu należy podać dochód osiągnięty nie za cały rok ubiegły, a tylko za jego część. W informacji tej nie wykazujemy bowiem przychodów osiągniętych z tytułu działalności zarobkowej wykonywanej:

• przed miesiącem, od którego danej osobie ustalono prawo do świadczenia emerytalno-rentowego,
• po miesiącu, w którym ustało prawo do świadczenia rentowego,
• w okresie, w którym wypłata świadczenia była zawieszona na wniosek świadczeniobiorcy korzystającego z możliwości zawartej w art. 103 ust. 3 ustawy emerytalnej,
• przez emeryta, który ukończył powszechnie obowiązujący wiek emerytalny (60 lat w przypadku kobiet i 65 lat w przypadku mężczyzn) – począwszy od miesiąca, w którym dana osoba ukończyła wspomniany wiek,
• przez emeryta, który po uzyskaniu prawa do świadczenia kontynuował zatrudnienie u tego samego pracodawcy, skutkiem czego było zawieszenie przyznanej emerytury.

Jeżeli więc któreś z wymienionych wyłączeń obejmowało tylko część 2022 r., w zaświadczeniu musimy podać dochody osiągnięte tylko za odpowiednią jego część.

Przykład 1

Renta z tytułu częściowej niezdolności do pracy tylko przez część roku

Z uwagi na poprawę stanu zdrowia, pracownikowi nie zostało przedłużone prawo do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy przyznanej na okres od 20 lipca 2021 r. do 20 lipca 2022 r. W informacji o dochodzie za 2022 r. pracodawca powinien uwzględnić przychody wypłacone tej osobie w okresie od stycznia do lipca.

Przykład 2

Rozwiązanie umowy o pracę dopiero po nabyciu prawa do emerytury

Po przyznaniu prawa do emerytury pracownik nie rozwiązał stosunku pracy, w związku z czym wyplata świadczenia została zawieszona na podstawie art. 103a ustawy emerytalnej. Umowa o pracę została rozwiązania na mocy porozumienia stron 17 października 2022 r., a z dniem 19 października osoba ta została ponownie zatrudniona u tego samego pracodawcy. Wystawiając zaświadczenie o dochodzie za rok 2022, pracodawca powinien uwzględnić w nim tylko dochody osiągnięte za okres od października do grudnia. 

Zaświadczenie będzie obejmować część ubiegłego roku również w sytuacji, gdy emeryt lub rencista podejmie działalność albo ją zakończy w trakcie tego roku. 

Zaświadczenie generalnie pracodawcy składają za emerytów i rencistów objętych z tytułu danej pracy zarobkowej ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. Ustawa emerytalna w art. 104 ust. 4 przewiduje jednak od tej zasady dwa wyjątki, o których zdarza się, że zapominają płatnicy składek.

Zgodnie z tym przepisem ograniczenia zarobkowe mają zastosowanie także do osób:

• wyłączonych z obowiązku ubezpieczenia społecznego (ubezpieczeń emerytalno-rentowych) z uwagi na posiadanie prawa do emerytury lub renty,
• wykonujących działalność niepodlegającą obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu (emerytalno-rentowemu) z uwagi na objęcie tym obowiązkiem z innego tytułu.

Jeżeli więc zatrudniony przez nas emeryt lub rencista objęty jest tymi wyłączeniami, w związku z czym nie został przez nas zgłoszony do ubezpieczeń emerytalno-rentowych, zaświadczenie o dochodzie za rok ubiegły musimy przygotować i przekazać do ZUS na ogólnych zasadach. Fakt, że od dochodu tego nie były odprowadzane składki emerytalno-rentowe nie zwalnia nas z tego obowiązku.

W praktyce wyłączenia te najczęściej dotyczą:

• emerytów i rencistów wykonujących pracę na podstawie kilku umów zleceń, z których – z uwagi na osiągany dochód – tylko jedna lub ich część objęta jest obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych,
• umów zleceń zawartych z osobami zatrudnionym w innym podmiocie na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem odpowiadającym co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę – przypomnijmy, że w 2022 r. wynosiło ono 3.010 zł.

Przykład 3

Emeryt – pracownik wykonujący dodatkowo umowę zlecenia w innej firmie

Z dniem 1 lipca 2022 r. spółka z o.o. podpisała umowę zlecenie z 47-letnią osobą pobierającą od kilku lat rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Wynagrodzenie z tego tytułu określone zostało stałą miesięczną stawką wynoszącą 2.800 zł. Ze złożonego oświadczenia wynikało, że zleceniobiorca zatrudniony jest jeszcze w innym podmiocie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem w wysokości 4.500 zł. W związku z tym, że było ono wyższe od wynagrodzenia minimalnego (4.500 zł < 3.010 zł) i jednocześnie zleceniobiorca nie wyraził chęci przystąpienia do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych, spółka z o.o. zgłosiła go tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Mimo że wynagrodzenie ze zlecenia nie było objęte składkami emerytalno-rentowymi, spółka musi przygotować zaświadczenie o dochodzie tej osoby osiągniętym w 2022 r. Jak dochód miesięczny podana będzie kwota 2.800 zł, a jako dochód łączny 16.800 zł (6 miesięcy x 2.800 zł).

Zaświadczenie pracodawca musi złożyć nie tylko za osoby pobierające rentę z tytułu niezdolności do pracy, ale również za te uprawnione do renty rodzinnej.

W art. 4 pkt 10 ustawy emerytalnej znajdziemy wyjaśnienie, że pod pojęciem renty należy rozumieć tu rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz rentę rodzinną. Z kolei z art. 104 ust. 7 i art. 105 tej ustawy wynika jednoznacznie, że renty rodzinne również objęte są ograniczeniami zarobkowymi.

Co prawda przepisy ustawy emerytalnej przewidują inny sposób ich rozliczania w określonych sytuacjach, ale nie ma to wpływu na obowiązek poinformowania ZUS o dochodzie osiągniętym w poprzednim roku kalendarzowym przez osobę pobierającą tego rodzaju świadczenie.

W zaświadczeniu podajemy generalnie dochody emeryta lub rencisty, od których odprowadzone były składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, z pewnymi jednak wyjątkami.

Po pierwsze – jak wcześniej wspomniano – płatnicy muszą poinformować o dochodzie emeryta lub rencisty także, gdy z danej działalności zarobkowej nie był on objęty obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnych i rentowych, ponieważ:

• posiadał prawo do świadczenia emerytalno-rentowego,
• wykonywał działalność zwolnioną z tego obowiązku z uwagi na objęcie ubezpieczeniami społecznymi z innego tytułu.

W takiej sytuacji w zaświadczeniu podajemy dochód, od jakiego naliczane byłyby składki emerytalno-rentowe, gdyby były one odprowadzane. Jest on uzależniony od rodzaju działalności zarobkowej, a co stanowi podstawę wymiaru wspomnianych składek dla poszczególnych rodzajów działalności określają przepisy ustawy systemowej.

Przykładowo, z art. 18 ust. 3 ustawy systemowej wynika, że w przypadku umów agencyjnych, umów zleceń oraz innych umów o świadczenie usług, wobec których mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zleceń, wynagradzanych kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie, podstawę składek emerytalno-rentowych stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu takiej umowy.

Po drugie – z art. 104 ust. 6 ustawy emerytalnej wynika, że w przychodzie branym pod uwagę przy rozliczaniu zarobkujących emerytów i rencistów uwzględnia się także kwoty pobranych przez daną osobę zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy zz art. 92 kp, a także kwoty świadczenia rehabilitacyjnego i wyrównawczego, zasiłku i dodatku wyrównawczego.

W zaświadczeniu nie musimy wykazywać niektórych dochodów, mimo że były od nich odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wystawiając zaświadczenie o dochodzie rocznym zarobkującego emeryta lub rencisty, musimy pamiętać o tym, że daną wypłatę przyporządkowujemy do miesiąca (roku), w którym miała ona miejsce, a nie do okresu, za który przysługuje.

Jest to więc odwrotna sytuacja niż w przypadku wypełniania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS ERP-7 – również wystawianych przez płatników składek na potrzeby emerytalno-rentowe. W tego rodzaju zaświadczeniach dochód przypisuje się bowiem generalnie do miesiąca (roku), za który przysługuje, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach – do miesiąca (roku), w którym miała miejsce jego wypłata.

Przykład 4

Wypłatę przyporządkowujemy do miesiąca, w którym miała miejsce

Pracownik zatrudniony przy montażu na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1/2 etatu, od kilku lat pobiera rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Zgodnie z regulaminem wynagradzania pensje pracowników fizycznych, do których należy ta osoba, wypłacane są w terminie do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za grudzień 2021 r. pracownik otrzymał 7 stycznia 2022 r. Natomiast pobory za grudzień 2022 r. wypłacono mu 9 stycznia 2023 r. razem z premią za II półrocze 2022 r. Wystawiając zaświadczenie o dochodzie za 2022 r., pracodawca powinien uwzględnić w nim wynagrodzenie za grudzień 2021 r., natomiast pominąć pobory za grudzień 2022 r. oraz premię za II półrocze 2022 r. Wypłaty te, mimo że przysługiwały za 2022 r., nie miały miejsca w roku objętym informacją. Pracodawca wykaże je w zaświadczeniu obejmującym 2023 r. W zaświadczeniu ZUS ERP-7 pobory za grudzień 2019 r. przypisane byłyby do dochodu za ten właśnie rok, a wynagrodzenie za grudzień 2022 r. oraz premia za II półrocze 2022 r. – do dochodu z roku 2022 r. W tym przypadku nieistotna byłaby bowiem data wypłaty, a okres, za jaki dany dochód przysługiwał.

Zasada uwzględniania dochodu w roku (miesiącu), w którym miała miejsce wypłata danego składnika nie dotyczy jednak wypłat osiągniętych z tytułu działalności zarobkowej wykonywanej przed miesiącem, od którego ustalone zostało prawo do świadczenia emerytalno-rentowego objętego ograniczeniami zarobkowymi. Odrębne traktowanie tego rodzaju przychodów wynika z § 1 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zawieszania lub zmniejszania emerytury i renty. Przepis ten wyjaśnia, że dochód wypłacony z tytułu pracy, służby lub innej działalności zarobkowej, wykonywanej przed miesiącem, od którego ustalono prawo do emerytury lub renty, nie wpływa na zawieszenie albo zmniejszenie tych świadczeń. Skoro dochód taki nie wpływa na ograniczenia zarobkowe, nie należy go wykazywać w zaświadczeniu przekazywanym do ZUS za pracującego emeryta lub rencistę – nawet, jeśli jego wypłata miała miejsce już po przyznaniu świadczenia emerytalno-rentowego.

Przykład 5

Nie uwzględnia się wypłat osiągniętych z tytułu działalności zarobkowej wykonywanej przed miesiącem, od którego ustalone zostało prawo do świadczenia

Z dniem 1 lipca 2022 r. wieloletniemu pracownikowi przyznano rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy na okres jednego roku. 29 lipca osobie tej wypłacono:

• wynagrodzenie za przepracowane w tym miesiącu dni w wysokości 4.900 zł,
• premię za II kwartał 2022 r. w kwocie 2.205 zł,
• nagrodę z zysku za I półrocze 2022 r. w wysokości 6.598,50 zł.

Zgodnie z regulaminem wynagradzania zarówno wspomniane premie, jak i nagroda nie przysługują z okresy pobierania świadczeń chorobowych, a więc objęte są składkami – w tym na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Wystawiając zaświadczenie za 2022 r., pracodawca powinien podać w nim dochody uzyskane przez pracownika w okresie od lipca do grudnia. Nie może w nim uwzględnić premii za II kwartał oraz nagrody z zysku za I półrocze. Są to bowiem składniki przysługujące za okres przypadający przed miesiącem, od którego ustalono prawo do świadczenia rentowego. Tego rodzaju wypłaty – zgodnie z § 1 ust. 4  rozporządzenia w sprawie zawieszania lub zmniejszania emerytury i renty – nie wpływają na pobierane świadczenie emerytalno-rentowe. Fakt, że ich wypłata miała miejsce już po nabyciu prawa do renty, nie ma tu znaczenia.

Jeżeli otrzymany przez daną osobę dochód tylko częściowo przysługiwał za okres przypadający przed nabyciem prawa do świadczenia emerytalno-rentowego, w zaświadczeniu należy wykazać tylko kwotę przysługującą za okres po przyznaniu emerytury lub renty.

Przykład 6

Dochód tylko częściowo przysługiwał za okres przypadający przed nabyciem prawa do świadczenia

W firmie wypłacane są premie kwartalne naliczane od wynagrodzenia za czas efektywnie przepracowany, a więc objęte składkami, w tym na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. 30 września 2022 r. premię za III kwartał tego roku otrzymał pracownik, któremu z dniem 1 sierpnia 2022 r. przyznano rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Premia została przyznana w kwocie 2.986 zł. Z uwagi na to, że tylko częściowo przysługiwała ona za okres przypadający przed nabyciem prawa do renty, w zaświadczeniu pracodawca powinien podać kwotę obliczoną w następujący sposób: 2.986 zł : 3 miesiące x 2  miesiące = 1.990,67 zł.

Mimo że zdarza się to rzadko, ale zarobkujący emeryci lub renciści mogli osiągnąć dochód przekraczający roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w art. 19 ustawy systemowej, w związku z czym składki te nie były naliczane od wypłat dokonanych po przekroczeniu. Przypomnijmy, że w 2022 r. roczna kwota graniczna wynosiła 177.660 zł.

Z art. 19 ust. 7 ustawy systemowej wynika, że okres nieopłacenia składek emerytalno-rentowych z powodu przekroczenia ich rocznej podstawy wymiaru traktuje się jak okres ubezpieczenia w rozumieniu przepisów ustawy emerytalnej. To z kolei oznacza, że w informacji rocznej należy wykazać także dochody wypłacone po przekroczeniu przez zarobkującego emeryta lub rencisty rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych. W zaświadczeniu podajemy informację, w którym miesiącu nastąpiło to przekroczenie.

Wystawiając zaświadczenie o dochodzie za rok ubiegły, warto podać go w rozbiciu na poszczególne miesiące. Ma to związek ze sposobem rozliczania przez ZUS świadczeń emerytalno-rentowych. Jeżeli podamy tylko kwotę ogółem, ZUS wezwie nas do przekazania informacji o dochodach osiągniętych w poszczególnych miesiącach, ponieważ tylko wtedy będzie mógł sprawdzić, który wariant rozliczenia emerytury lub renty jest korzystniejszy dla świadczeniobiorcy.

Płatnik składek, który nie złoży zaświadczenia o dochodzie zatrudnionego przez siebie emeryta lub rencisty, mimo istnienia takiego obowiązku, w przyszłości będzie musiał uzupełnić brakujący dokument. Na jego podstawie ZUS dokona wstecznego rozliczenia pobranego świadczenia.

Brak omawianego zaświadczenia najczęściej dotyczy świadczeniobiorców, którzy z danego tytułu nie są objęci ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z uwagi na posiadane prawo do emerytury lub renty albo objęcie nimi z innego tytułu.

Jeżeli pracodawca informację o dochodzie przekaże z opóźnieniem, należy do niej dołączyć pisemne wyjaśnienie dlaczego tak się stało.

Zaświadczenie wystawione z błędami pracodawca musi skorygować, składając nowy dokument zawierający prawidłowe dane, zaznaczając, że jest to korekta przekazanego wcześniej zaświadczenia. Po jego otrzymaniu ZUS ponownie rozliczy pobierane przez daną osobę świadczenie.

Jeżeli okaże się, że w wyniku błędu popełnionego przez płatnika zostało ono nadpłacone, pracodawca musi się liczyć z koniecznością zwrotu nadpłaconej kwoty. Obowiązek ten wynika z art. 84 ust. 6 ustawy systemowej. Wynika z niego bowiem, że  jeśli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika składek albo inny podmiot, za cały okres, za który nienależne świadczenia zostały wypłacone.

Podstawa prawna

art. 4 pkt 9, art. 18–19, art. 20, art. 84 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.),

art. 4 pkt 10, art. 103–107a, art. 127 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 504 ze zm.),

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 22 lipca 1992 r. w sprawie szczegółowych zasad zawieszania lub zmniejszania emerytury i renty (Dz.U. nr 58, poz. 290 ze zm.).