Zmiany w tym zakresie wprowadza ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), nowelizująca przepisy ustawy o służbie cywilnej.

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem przepisów, jeśli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej (czyli zatrudniony na podstawie umowy o pracę pracownik i mianowany urzędnik służby cywilnej) na polecenie przełożonego wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta.

Pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługiwał czas wolny w tym samym wymiarze. Wskazana forma rekompensaty przysługiwała niezależnie od okoliczności, w jakich doszło do powstania pracy nadliczbowej; bez znaczenia było zatem, czy godziny nadliczbowe powstały w porze dziennej, nocnej, czy też były wynikiem pracy w dniu wolnym, w niedziele lub święto. Natomiast urzędnikowi służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych, co do zasady, nie przysługiwała żadna rekompensata, poza wprowadzonymi ustawą dwoma wyjątkami. Praca nadliczbowa urzędników służby cywilnej była bowiem rekompensowana, jeżeli powstała:

• w porze nocnej,
• w niedzielę lub święto.

Za pracę wykonywaną w porze nocnej urzędnikowi przysługiwał czas wolny w tym samym wymiarze, za pracę w niedzielę – dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, zaś za pracę w święto – inny dzień wolny. Na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny oraz dzień wolny, o którym mowa wyżej, mógł być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Od 1 stycznia 2024 r. wskazane wyżej zasady rekompensaty pracy nadliczbowej ulegają zmianie. Ustawodawca dodał bowiem do przepisów ustawy możliwość wypłaty członkom korpusu służby cywilnej wynagrodzenia za pracę nadliczbową. Zatem po zmianach:

• pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie;
• urzędnikowi służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w porze nocnej, niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie.

PRZYKŁAD 1

Rekompensata pracy nadliczbowej pracownika i urzędnika

Pracownik i urzędnik służby cywilnej wykonywali pracę nadliczbową w piątek oraz dodatkowo zostali zobowiązani do przyjścia do pracy w sobotę i niedzielę.

Pracownikowi samorządowemu należy zrekompensować zarówno pracę wykonywaną w nadgodzinach w piątek, jak też pracę w sobotę i niedzielę. Urzędnik otrzyma natomiast rekompensatę jedynie za dodatkowe godziny pracy w niedzielę. Obaj pracownicy za podlegającą rekompensacie dodatkową pracę nabędą prawo do czasu wolnego albo wynagrodzenia.

W przypadku urzędnika przepisy nie przewidują rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych wykonywanej w soboty i dni powszednie.

Prawo do czasu wolnego lub wynagrodzenia za pracę nadliczbową po zmianie ustawy otrzymują również osoby zajmujące wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej są stanowiska:

• dyrektora generalnego urzędu;
• kierującego departamentem lub komórką równorzędną w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, urzędzie ministra, urzędzie obsługującym przewodniczącego komitetu wchodzącego w skład Rady Ministrów, urzędzie centralnego organu administracji rządowej oraz kierującego wydziałem lub komórką równorzędną w urzędzie wojewódzkim, a także zastępcy tych osób;
• wojewódzkiego lekarza weterynarii i jego zastępcy;
• powiatowego lekarza weterynarii i jego zastępcy;
• wojewódzkiego inspektora jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych i jego zastępcy;
• kierującego komórką organizacyjną w Biurze Nasiennictwa Leśnego, a także zastępcy tej osoby;
• dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dyrektora izby administracji skarbowej, naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, a także zastępcy tych osób.

Zgodnie z nowo dodanym przepisem, „Osobie zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej, z wyłączeniem dyrektora generalnego urzędu i kierownika urzędu, za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w:

• porze nocnej,
• dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy,
• niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto

– przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie”.

W przypadku osób zajmujących wyższe stanowisko w służbie cywilnej ustawodawca nie przewidział rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych w dni powszednie.

Jednocześnie, zgodnie z nowymi przepisami całkowicie wyłączona jest rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych dla dyrektora generalnego oraz kierownika urzędu. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy nowelizującej ustawę o służbie cywilnej, jest to podyktowane koniecznością zachowania spójności z ogólnymi przepisami prawa pracy, zgodnie z którymi osobom zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy nie przysługuje rekompensata za godziny nadliczbowe.

Wypłata wynagrodzenia za pracę nadliczbową możliwa jest jedynie na wniosek osoby zainteresowanej. Warto jednak podkreślić, że wniosek ten nie będzie wiążący. Dyrektor generalny urzędu może bowiem swobodnie decydować o formie rekompensaty, czyli o przyznaniu czasu wolnego albo wynagrodzenia.

Wniosek o wypłatę wynagrodzenia za pracę nadliczbową trzeba złożyć w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej do dyrektora generalnego urzędu, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego. Z kolei jego rozpatrzenie musi nastąpić w terminie 14 dni od dnia jego złożenia.

W przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownika z tytułu wykonywanej pracy nadliczbowej pracownicy uzyskają prawo do czasu wolnego od pracy. Warto przypomnieć, że czas wolny może być udzielony najpóźniej do zakończenia okresu rozliczeniowego następującego po okresie rozliczeniowym, w którym członek korpusu służby cywilnej wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych albo na wniosek członka korpusu służby cywilnej – w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Za pracę w godzinach nadliczbowych członkom korpusu służby cywilnej przysługuje prawo do normalnego wynagrodzenia.

Ustawa nie przyznaje pracownikom korpusu służby cywilnej prawa do dodatków z tytułu pracy nadliczbowej. Przepisy dają jedynie prawo do wynagrodzenia za dodatkową pracę. Nowe regulacje stanowią lex specialis względem przepisów kodeksowych, co oznacza, że pracownikom korpusu służby cywilnej prawo do dodatków nie zostało zagwarantowane.

Jednocześnie w przepisie nie zdefiniowano pojęcia ww. wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, należy więc przez analogię zastosować wypracowane na gruncie Kodeksu pracy zasady jego ustalania. Pomocne zwłaszcza będzie postanowienie Sądu Najwyższego z 15 lutego 2012 r. (sygn. akt I PK 156/11), w którym SN zdefiniował normalne wynagrodzenie jako wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat, a więc obejmujące również dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników. Sąd Najwyższy wskazał, że w skład normalnego wynagrodzenia pracownika może wchodzić również premia, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

Tym samym normalne wynagrodzenie to takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące:

• wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania,
• dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników.

Do dodatkowych składników o charakterze stałym możemy zaliczyć:

• dodatek stażowy,
• dodatek funkcyjny,
• dodatek za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• premię czy nagrodę regulaminową, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

PRZYKŁAD 2

Kiedy dodatku motywacyjnego nie uwzględnimy w wynagrodzeniu za nadgodziny

Urząd wypłacił pracownikom dodatek motywacyjny. Jego wysokość uzależniona została od punktowej oceny pracy pracowników, a zasady jego przyznawania dyrektor generalny urzędu określił w zarządzeniu. Z jego treści wynika, że pracownicy mają prawo do dodatku dwa razy w roku w ustalonych w zarządzeniu terminach. Z zarządzenia wynikają również kwoty ww. dodatku przyznawane za osiągnięcie określonej liczby punktów.

Przyznany pracownikom dodatek motywacyjny nie ma charakteru stałego składnika wynagrodzenia. Pomimo jego szczegółowej regulacji w zarządzeniu dyrektora generalnego urzędu pracownicy nie mają roszczenia o jego przyznanie. Dodatek nie powinien być zatem uwzględniany w należnym pracownikom wynagrodzeniu za pracę nadliczbową.

W wynagrodzeniu za pracę nadliczbową nie należy również uwzględniać nagród za efekty w pracy, nagród za szczególne osiągnięcia itp.

Wynagrodzenie za nadgodziny ustalamy na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Godzinową stawkę wynagrodzenia obliczamy, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu.

Natomiast normę godzin czasu pracy w danym miesiącu obliczamy, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadającą w danym miesiącu, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca danego miesiąca przypadających od poniedziałku do piątku.

Uwaga: obliczoną według powyższego wzoru normę czasu pracy obniżamy o 8 godzin za każde święto występujące w danym miesiącu i przypadające w innym dniu niż niedziela.

PRZYKŁAD 3

Wynagrodzenie za jedną godzinę

Pracownik służby cywilnej otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 5.000 zł, dodatek za wysługę lat w kwocie 1.000 zł oraz dodatek z tytułu posiadanego stopnia służbowego w kwocie 800 zł. W miesiącu powstania nadgodzin pracownik otrzymał nagrodę za efekty w pracy w wysokości 1.200 zł.

Do ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę nadliczbową uwzględnieniu podlegać będzie: płaca zasadnicza, dodatek za wysługę lat oraz dodatek z tytułu posiadanego stopnia służbowego. Wliczeniu nie podlega natomiast nagroda, jako nieperiodyczny składnik wynagrodzenia.

W celu obliczenia wynagrodzenia za jedną godzinę pracy nadliczbowej należy zsumować podlegające uwzględnieniu składniki wynagrodzenia, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu, w którym wystąpiła praca nadliczbowa.

Jeżeli praca nadliczbowa powstanie w styczniu 2024 roku i dyrektor generalny uwzględni wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, za godzinę takiej pracy pracownik powinien otrzymać 40,47 zł [(5.000 + 1.000 + 800) : 168 godz. (nominał czasu pracy w styczniu 2024 roku)].

art. 52, art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1691 ze zm.).