Wysyłając pracownika w krajową podróż służbową trzeba najpierw wydać mu polecenie wyjazdu. Najlepiej jest zrobić to na piśmie. Stosowany najczęściej druk delegacji to jednak coś więcej, niż samo polecenie służbowe. Jest bowiem również dokumentem, na podstawie którego (wraz z załączonymi do niego dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów) pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji.